Jak rozwiązać 16 typowych problemów biura tłumaczeń za mniej niż 70 zł miesięcznie?

Opublikowano Pytania i odpowiedzi

Jak rozwiązać 16 typowych problemów biura tłumaczeń za mniej niż 70 zł miesięcznie?

Każde, nawet najmniejsze biuro tłumaczeń to odrębne przedsiębiorstwo, które funkcjonuje w indywidualny sposób. Jednak niektóre problemy są wspólne dla wszystkich podmiotów w tej branży, wiele z nich da się przynajmniej uprościć, a rozwiązania te zautomatyzować, co prowadzi wprost do oszczędności czasu i pieniędzy. Wystarczy w tym celu skorzystać z nowoczesnej technologii, która już od jakiegoś czasu zna rozwiązania typowych problemów biur tłumaczeń i wspomaga ich pracę na wielu etapach.

To prawda, ten artykuł ma na celu przede wszystkim promocję naszej aplikacji. Ale zrób sobie przysługę i chociaż przeskanuj wzrokiem nagłówki, żeby sprawdzić ile z tych problemów dotyczy także Twojego biura tłumaczeń. Czy nie warto byłoby rozwiązać przynajmniej część z nich niskim kosztem? Sprawdźmy to.

1. Pliki klientów nie mieszczą nam się na dyskach

Każde biuro tłumaczeń przechowuje bardzo wiele plików do wyceny, do tłumaczenia, przetłumaczonych, skorygowanych, często jeszcze w wielu różnych wersjach. Zwykle trudno jest się w tym nie pogubić, a kiedy na dysku kończy się miejsce, trudno ocenić co usunąć, bo powracający klienci sprzed trzech czy pięciu lat przecież na pewno docenią, jeśli wycenimy kolejne tłumaczenie uwzględniając powtarzalność z poprzedniego zlecenia.

Rozwiązaniem tego problemu jest używanie Mantreo i korzystanie z nieograniczonego miejsca na pliki, automatycznego backupu danych i monitoringu bezpieczeństwa 24/7/365.

2. Dostaję setki maili dziennie i ciągle się w nich gubię

Prośby o wycenę, uwagi do projektu, przetłumaczone pliki, pytania dotyczące słownictwa oraz zwykły spam - to wszystko, a nawet więcej trafia do skrzynki project managera w biurze tłumaczeń. Trudno się w tym wszystkim odnaleźć i bardzo łatwo zgubić pojedynczą wiadomość, która często okazuje się być bardzo istotna.

W Mantreo zarządzanie wiadomościami jest łatwe - wszystkie wiadomości są automatycznie pobierane, pokazywane na czytelnej liście, skąd można je zarchiwizować, odpowiedzieć na nie lub przekształcić w wycenę, utrzymując perfekcyjny porządek. A jeśli klient lub tłumacz odpowiada na wiadomość dotyczącą prowadzonego już zlecenia, Mantreo automatycznie przypisze tę wiadomość do projektu i powiadomi Cię o tym.

3. Klient zdecydował się na biuro, które szybciej przysłało wycenę

Według badań aż 78% klientów kupuje od firmy, która jako pierwsza odpowiada na zapytanie. Czas to pieniądz, a zatem dobrze już na samym początku znajomości pokazać klientowi, że dbamy o jego oszczędności. Sporządzenie dobrej wyceny tłumaczenia nie jest jednak łatwe i warto się do tego przyłożyć.

Jednak używając współczesnych narzędzi, automatyzując żmudne czynności i upraszczając procedury jesteśmy w stanie skrócić czas przygotowania wyceny nawet do kilku minut - oczywiście używając Mantreo.

4. Awaria dysku w moim laptopie wykasowała wszystkie dane z ostatniego miesiąca/roku/5 lat

Dyski twarde to jedne z najbardziej awaryjnych elementów współczesnych komputerów, zwłaszcza laptopów (ze względu na częste wstrząsy i ryzyko uszkodzenia fizycznego). Oczywiście cykliczne kopie zapasowe skutecznie pomagają w minimalizacji tego ryzyka, ale wg Prawa Murphiego awaria dysku następuje dokładnie w momencie, w którym mieliśmy zamiar wykonać backup.

A co, jeśli temat kopii zapasowych wszystkich tłumaczonych, korygowanych, przetłumaczonych plików, wycen, faktur w ogóle nie musiał spędzać nam snu z powiek? W Mantreo wszystkie wgrywane pliki są na bieżąco kopiowane na dwa zapasowe serwery w różnych lokalizacjach fizycznych, a kilka razy dziennie także do odrębnej lokalizacji, co skutecznie uodparnia nasz system na wszelkie awarie podzespołów komputerowych.

5. Nie wiem ile zarabia moje biuro/nie kontroluję marży

Pracując na etacie każdy z nas dobrze wie ile zarabia - ta kwota po prostu co miesiąc wpływa na konto. W przypadku przedsiębiorcy sprawa nie jest już taka łatwa. Nie wszystkie płatności odbywają się w regularnych cyklach, a to, co na koniec miesiąca zostaje na koncie nie zawsze może zostać w całości wypłacone właścicielowi firmy, który zawsze musi mieć świadomość przyszłych płatności. Bez bardzo skrupulatnego prowadzenia rozliczeń finansowych trudno jest zatem powiedzieć jaka dokładnie jest marża na konkretnej usłudze, czy ile jako właściciel w ogóle zarabiam.

Mantreo również tu przychodzi z pomocą - prowadząc projekty w naszym programie wszystkie dane finansowe potrzebne do wyliczenia kluczowych wskaźników są już wprowadzone, zatem raporty finansowe dopasowane do Twoich potrzeb możesz błyskawicznie wygenerować w każdej chwili.

6. Nie jestem pewna/y czy wszystkie nasze usługi są tak samo opłacalne

Często wpadamy w pułapkę odpowiadania “oczywiście” na każde pytanie klienta zaczynające się od “A czy robicie…”. W ten sposób w wielu firmach początkowo specjalizujących się w jednym określonym typie tłumaczeń świadczonych jest wiele różnych usług. Ale czy wszystkie są tak samo opłacalne?

Raporty finansowe w Mantreo pozwalają bardzo łatwo wyłapać niskorentowne usługi, a rezygnacja z ich świadczenia często pozwala na znaczne oszczędności. Przede wszystkim czasu, który można wykorzystać na świadczenie usług o wyższym progu marżowości.

7. Rozliczanie się z tłumaczami to comiesięczny koszmar

Dopóki podzlecasz tłumaczenia maksymalnie kilku osobom, to jeszcze temat do opanowania, ale kiedy lista współpracujących tłumaczy się wydłuża, coraz więcej czasu trzeba poświęcić rozliczeniu ich pracy, uwzględniając różne modele współpracy (faktury, umowy cywilnoprawne), jednostki rozliczeniowe (słowa, znaki ze spacjami) oraz indywidualne cenniki, zniżki z tytułu powtarzalności i ustalenia. O pomyłkę niestety nie jest trudno.

Jeśli używasz Mantreo, to jednokrotne wprowadzenie danych pozwala na automatyczne generowanie comiesięcznych rozliczeń, a także oznaczanie płatności jako uregulowanych, co znacząco ułatwia to zadanie i eliminuje większość możliwych pomyłek.

8. Ciągle wysyłam podobne wiadomości

Przebieg projektu tłumaczeniowego co prawda różni się zwykle pomiędzy poszczególnymi biurami tłumaczeń, ale jednak pewne punkty są stałe, a wysyłane do klienta informacje często bardzo podobne: potwierdzenie otrzymania wiadomości, wycena w mailu lub załączniku, ewentualne pytania dotyczące szczegółów realizacji, potwierdzenie rozpoczęcia prac, odesłanie gotowych tekstów, prośba o opinię. Powtarzalność tych wiadomości powoduje, że często project managerowie kopiują powtarzalne fragmenty wiadomości, co z kolei jest częstą przyczyną błędów i niedomówień w komunikacji, a klient może poczuć, że nie otrzymuje usługi najwyższej jakości.

Mantreo pozwala rozwiązać ten problem, oferując system szablonów wiadomości, w których każdy element może być personalizowany, a użycie zmiennych (jak np. cena, termin realizacji, imię i nazwisko project managera) pozwala na indywidualizowanie każdej wiadomości bez ryzyka jakiejkolwiek pomyłki.

9. Klient twierdzi, że nie dostał e-maila z tłumaczeniem...

...i często niestety tak właśnie jest, ponieważ wiele systemów antyspamowych odsiewa np. wiadomości z dużymi załącznikami. Pomijając fakt, że wysyłanie poufnych informacji w wiadomościach e-mail jest po prostu złym pomysłem, to jest też podatne na zwykłe ludzkie błędy (kto nigdy nie wysłał e-maila do niewłaściwej osoby...).

Jak wyeliminować te problemy? W Mantreo możesz po prostu udzielić klientowi dostępu do projektu tak, aby mógł widzieć na bieżąco postępy prac, ale bez zbędnych szczegółów (jak np. personalia wykonawców czy prywatne komentarze). W ten sposób będzie również mógł pobrać przetłumaczone pliki, a fakt ten zostanie zapisany w systemie (z datą i godziną pobrania). Nazywamy to Strefą Klienta VIP i samodzielnie decydujesz którym przedstawicielom klienta udzielisz do niej dostępu (bez limitów ilościowych).

10. Zeszyt/laptop/teczka zostały w biurze, a klient pyta o coś po godzinach pracy

To wspólny problem wszystkich systemów, które na co dzień działają świetnie, ale niestety tylko w biurze, czyli po prostu nie są w stanie sprostać naszym czasom - również systemów informatycznych działających stacjonarnie na serwerze biurowym. Żyjemy bowiem w czasach “kup teraz” i komunikacji natychmiastowej, a klienci po prostu przyzwyczajeni są do uzyskiwania odpowiedzi na bieżąco (lub przynajmniej natychmiastowej informacji kiedy mogą się tej odpowiedzi spodziewać).

Mantreo jest systemem dostępnym on-line przez 24h na dobę, dlatego też problemy opisane powyżej po prostu nie mogą tutaj wystąpić.

11. Nie mogę znaleźć maila z uwagami klienta

Obsługując wielu klientów, współpracując z wieloma podwykonawcami i chcąc dograć wszystko co do najmniejszego szczegółu łatwo jest zagubić się wśród e-maili. A doświadczenie uczy, że ten najważniejszy (np. z prośbą o wysłanie przetłumaczonych plików do innej osoby, bo zleceniodawca właśnie zaczyna urlop) zawsze gdzieś umknie.

Mantreo automatycznie przypisuje przychodzące maile do projektów, których dotyczą, a zatem problem ten nie może wystąpić. Wszystkie wiadomości dotyczące danego zlecenia są czytelnie przedstawione w sekcji “Notatki i wiadomości”.

12. Ciągle przeliczam jednostki w tę i z powrotem

Branża tłumaczeń rządzi się swoimi prawami i zarówno firmy tłumaczeniowe, jak też tłumacze mogą używać zupełnie innych jednostek rozliczeniowych, również w zależności od typu usługi. Wśród znaków ze spacjami, bez spacji, słów i linii nie tylko łatwo o pomyłkę, ale także trzeba czasem po prostu oszacować zgrubnie wynik, co również nie jest łatwe.

Mantreo zdejmuje ten problem z głów project managerów, ponieważ samodzielnie skanuje wszystkie wgrywane pliki sczytując liczbę znaków ze spacjami, bez spacji oraz słów (z możliwością ręcznego nadpisania) i dokonując wszystkich obliczeń automatycznie na bazie tych wymiarów.

13. Odmawiam zleceń z dużą liczbą małych plików do tłumaczenia

Wiele małych plików to same problemy - począwszy od wyceny, przez rozdzielenie prac, śledzenie postępów, aż do poskładania wszystkiego i odesłania do klienta. To sprawia, że koszty obsługi takiego zlecenia mogą przekroczyć zysk z jego wykonania, co z kolei powoduje, że małe biura tłumaczeń często odpisują potencjalnemu klientowi “nie, dziękuję”.

Mantreo natomiast pozwala na wgranie wszystkich plików jednym ruchem myszki i wycenienie ich kilkoma kliknięciami, co skutecznie obniża koszty obsługi tego typu zleceń.

14. Nie pamiętam, który tłumacz był lepszy

Zwykle pamiętamy najlepszego tłumacza w każdej parze językowej, drugiego w kolejności też, ale kiedy najlepszy wykonawca jest na urlopie, ten drugi zachorował, a trzeci akurat jest zajęty, to powstaje problem, bo nie pamiętamy kto... był kolejny, kto już wykonywał podobne teksty, czy z kim się dobrze pracowało.

Używając Mantreo dysponujesz nie tylko prostym systemem oceniania tłumaczy (każde tłumaczenie możesz ocenić w skali 1-5 gwiazdek), ale także pełną historią wszystkich wykonanych zadań.

15. Nie pamiętam jakie stawki ma u mnie ten klient

Przerwa w kontaktach z klientem, któremu obiecaliśmy indywidualne stawki i warunki współpracy, a czasem nawet zwykłe roztargnienie, może spowodować, że zapominamy o preferencyjnym traktowaniu i nie uwzględniamy zniżek w wycenie. Może to zepsuć relację z klientem, narazić biuro na jego utratę, jak również spowodować uszczerbek na wizerunku.

A wystarczy jednorazowo wprowadzić indywidualny cennik danego klienta w Mantreo i od tej pory każda wycena dla tego zleceniodawcy będzie uwzględniała nie ogólne stawki biura, a właśnie indywidualne, preferencyjne ceny. Nawet, jeśli wycenę sporządzi ktoś inny.

16. Zapominam aktualizować cenę projektu na podstawie plików docelowych

Jeśli rozliczasz się z klientem w oparciu o wymiar tekstu docelowego, to przeliczenie cen po otrzymaniu plików od tłumaczy jest dodatkową czynnością do wykonania, o której trzeba pamiętać. Pamięć ludzka, jak wiadomo, bywa ulotna, a ponowna analiza pliku jest czynnością czasochłonną. Niestety klient, który spodziewa się ceny innej niż na wycenie, będzie o tym pamiętał zawsze.

Dlatego Mantreo po wgraniu każdego pliku docelowego automatycznie przeskanuje go, zliczając liczbę znaków i słów. A jeśli wykryje różnice w stosunku do pliku źródłowego, zaproponuje aktualizację wyceny projektu.

Ile z tych problemów dotyczy Twojego biura?

Możesz oczywiście umniejszać wagę wymienionych problemów czy nawet twierdzić, że wcale nie dotyczą Twojej firmy w znaczącym stopniu. Warto jednak zwrócić uwagę, że wyróżnienie się na przesyconym rynku tłumaczeń nie jest miłym dodatkiem, a koniecznością. Natomiast jednym z ważniejszych zadań właściciela firmy - przede wszystkim małej - jest przewidywanie i rozwiązywanie problemów zanim się pojawią.

O wszystkich opisanych problemach wielokrotnie słyszeliśmy od naszych klientów na przestrzeni ostatnich kilku lat, stąd pewność, że prędzej czy później pojawiają się one na kolejnym etapie rozwoju biura tłumaczeń. Dobra wiadomość jest taka, że z Mantreo możesz je rozwiązać za mniej niż 70 zł netto miesięcznie za użytkownika. Jeżeli uważasz, że Twoje problemy są inne lub chcesz dowiedzieć się więcej, zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem, który z pewnością doradzi rozwiązania (nie zawsze będą związane z wykorzystaniem naszej aplikacji).

Jednak przede wszystkim zachęcamy do wypróbowania Mantreo (20 dni za darmo) i przekonania się na własne oczy jak proste może być prowadzenie biura tłumaczeń w nowoczesnej i bezpiecznej chmurze obliczeniowej. W końcu co się stanie, jeśli nic nie zmienisz?

Interesuje Cię branża tłumaczeń?

Podaj adres e-mail, na który chcesz otrzymywać aktualności i nowinki branżowe (co 2 tygodnie). Obiecujemy: żadnej sprzedaży i rekrutacji!
Zgadzam się na przetwarzanie danych

Podobne informacje

Jak małe biuro tłumaczeń może pozyskać i utrzymać dużego klienta?
29.01.2020
Jak małe biuro tłumaczeń może pozyskać i utrzymać dużego klienta?
Czytaj dalej »

Komentarze

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (szczegóły: polityka prywatności), a wchodząc na nią wyrażasz na to zgodę, według ustawień Twojej przeglądarki. Możesz w każdej chwili zmienić swoje ustawienia. Dopóki tego nie zrobisz, przeglądasz stronę z wykorzystaniem tych plików.  Zgadzam się