Jak sporządzić zwycięską wycenę tłumaczenia?

Sporządzenie wyceny prac w biurze tłumaczeń wydaje się z pozoru łatwym zadaniem - wystarczy przecież policzyć koszt, dodać marżę i wysłać do klienta. Jednak im większy projekt, im więcej zadań wchodzi w jego skład, tym sporządzenie wyceny okazuje się trudniejsze, a czasu jest niewiele. Postaramy się wskazać kilka nieoczywistych sposobów jak sporządzić wycenę projektu tłumaczeniowego, która ma największe szanse na zwycięstwo. Oczywiście w tym artykule nie uwzględnimy wszystkich przypadków, jak np. przetargów publicznych, ponieważ musielibyśmy napisać na ten temat dłuższą książkę.

Czym jest wycena tłumaczenia?

Zaczynając od podstaw - wycena tłumaczenia to inaczej oferta na wykonanie prac, których zleceniem zainteresowany jest klient. Wycena zawiera przede wszystkim:

• sumę kosztów wykonania wszystkich prac zamawianych przez klienta (tłumaczeń, korekt, składu DTP itd.) z wyszczególnieniem tego, co się na te koszty składa,
• możliwy termin realizacji (lub terminy w przypadku projektów wieloetapowych) - może być on w formie konkretnej daty, ale też w postaci dni roboczych od dnia zlecenia lub przedziału dat.

Fachowa wycena zawiera też elementy, które pokażą zleceniodawcy dlaczego może zaufać danej firmie oraz przedstawią doświadczenie w podobnych zleceniach (jakie to elementy, omówimy dalej).

Sporządzenie wyceny niejednokrotnie bywa dość trudne, zwłaszcza kiedy:

• mamy do czynienia z różnymi jednostkami rozliczeniowymi - np. klienta rozliczamy za stronę obejmującą 1800 znaków ze spacjami, a tłumacz rozlicza się za słowo;
• trzeba wycenić wiele zadań, które są zależne od siebie - np. kiedy ten sam dokument trzeba przetłumaczyć z języka polskiego na angielski, a następnie na 3 inne języki, po czym dla każdego z tłumaczeń zrobić korektę i przekazać grafikowi do składu;
• dla każdego klienta stosujemy indywidualny cennik lub inne niestandardowe ustalenia (np. sposób rozliczenia) - nie można tego faktu przeoczyć, ponieważ klient gotów jest pomyśleć, że zrobiliśmy to celowo;
• pracujemy dla klientów wielojęzycznych, rozliczających się w różnych walutach - o pomyłkę nietrudno.

Kiedy wycena jest skuteczna?

Skuteczna wycena - nie tylko w branży tłumaczeniowej - posiada następujące cztery cechy:

1. Jest zwięzła - nie chodzi o bezwzględną długość tekstu, a raczej o to, że w wycenie nie powinny się znaleźć elementy, które nie są klientowi w tym momencie potrzebne, jak pełna historia firmy, zdjęcia zespołu, wszystkie listy referencyjne od klientów z ostatnich 2 lat, czy pełna treść regulaminu (wystarczy odnośnik).
2. Jest czytelna - zleceniodawca powinien już na pierwszy rzut oka móc wskazać gdzie w wycenie znajdzie podstawowe informacje, czyli “ile, za co i na kiedy”.
3. Jest profesjonalna - tak samo, jak warto mieć profesjonalną stronę internetową, bo ona również sprzedaje, tak samo warto przyłożyć się do wyceny wysyłanej potencjalnemu klientowi. E-mail z literówkami albo nieskładnie sformatowany plik Worda nie świadczą o profesjonalizmie biura.
4. Chroni interesy obu stron - czyli krótko opisuje co się dzieje w przypadku przekroczenia terminu wykonania zlecenia, jakie są warunki płatności, jak będą wyceniane dodatkowe prace i jak rozpatrywane są reklamacje.

Co zawiera profesjonalna wycena?

Podstawowym elementem wyceny jest identyfikacja wizualna - czyli nie tylko logo, ale też kolorystyka firmy, a najlepiej także kroje czcionek przynajmniej zbliżone do tego, co klient widzi w innych punktach styku z marką (np. na stronie internetowej, w reklamach).

Dokument wyceny powinien zawierać nagłówek, datę sporządzenia wyceny oraz jej autora. Powinien także być spersonalizowany, czyli zawierać dane klienta - najlepiej wszystkie, które znamy - czyli nie tylko nazwę firmy, ale także imię i nazwisko osoby kontaktowej.

Co oczywiste, wycena powinna zawierać listę wszystkich zadań do wykonania, najlepiej od razu ze wskazaniem cen jednostkowych i podstawowych szczegółów dotyczących ich realizacji. Należy przeliczyć ceny od razu na walutę klienta - podanie tylko bieżącego kursu na końcu dokumentu może sprawić, że klient zamiast wyciągnąć kalkulator... po prostu zamknie wycenę.

Wycena nie powinna pozostawiać wątpliwości co i kiedy zostanie dostarczone do klienta, czyli warto opisać format plików docelowych (czy formatowanie zostanie zachowane, czy nie) i ich liczbę (aby wyeliminować ewentualne nieporozumienia już na tym etapie). Termin wykonania zadań (lub poszczególnych etapów projektu) powinien być sformułowany w sposób jasny dla klienta, czyli w postaci konkretnej daty lub liczby dni roboczych (lub obu).

Warto także opisać ogólne warunki płatności, czyli czy płatność następuje z góry czy z dołu, czy biuro tłumaczeń pobiera zaliczkę albo jaki termin płatności będzie na fakturze końcowej. Jeśli oferujemy różne sposoby płatności (np. przelew, gotówka przy odbiorze, płatność on-line) to warto również je wymienić - to może być ważna karta przetargowa, która przekona klienta do skorzystania z usług firmy.

Aby rozwiać wszelkie wątpliwości, dobrze jest określić co stanowi prace dodatkowe (nie wchodzące w skład wyceny) i jak będą one wyceniane w trakcie trwania zlecenia. Wskazane jest także wstawienie odnośnika do regulaminu lub ogólnych warunków świadczenia usług, albo przynajmniej wskazanie gdzie można te dokumenty znaleźć (np. na stronie internetowej). Każda wycena usług powinna także zawierać datę ważności oferty - nie tylko po to, aby zmobilizować zleceniodawcę do działania, ale również dlatego, że klienci zlecający po dłuższym czasie, w którym ceny poszły w górę, nie mogą liczyć na stawki np. sprzed roku.

W wycenie warto jest także zawrzeć informacje, które pomogą klientowi podjąć decyzję, np. referencje od klientów (w formie krótkich wypowiedzi, podkreślających najważniejsze zalety pracy z biurem tłumaczeń), doświadczenie w podobnych projektach lub opis zespołu tłumaczy.

W jakim formacie wysłać wycenę?

Wycenę projektu tłumaczeniowego najlepiej jest wysłać w formie dokumentu PDF. Format ten przede wszystkim pokazuje profesjonalizm, ale także nie pozwala na edycję jego treści. Dodatkowo osoba, która go otrzymała może go łatwo wydrukować i położyć na biurku osoby decyzyjnej. Oczywiście z wyceną w treści maila lub w formacie Word również można to zrobić, ale nie mamy pełnej kontroli nad docelowym wyglądem takiego wydruku, a PDF wydrukowany na dowolnej drukarce i z dowolnej aplikacji zawsze wygląda tak samo.

Jeżeli chodzi o treść wiadomości e-mail, w której wysyłamy wycenę, to warto powtórzyć w niej niektóre informacje z wyceny, ale na pewno nie trzeba zawierać wszystkich - wtedy istniałoby ryzyko, że zleceniodawca nigdy właściwej wyceny nie otworzy.

Typowe szablony używane do wysyłki e-maila z wyceną prezentujemy poniżej.

Dzień dobry,
Dziękujemy za zainteresowanie usługami naszej firmy. W załączeniu przesyłamy 
szczegółową wycenę usługi.

Szacujemy, że projekt zostanie zakończony do dnia 31 lutego 2001 przy 
potwierdzeniu zlecenia w dniu dzisiejszym. Jeśli zależy Pani/Panu na innej 
dacie realizacji, prosimy o informację.

Mamy nadzieję, że nasza oferta spotka się z zainteresowaniem. W przypadku 
jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, prosimy o kontakt.

Z poważaniem,
Jan Kowalski

Szanowni Państwo,
W załączeniu znajduje się zamówiona wycena usług tłumaczeniowych - mam 
nadzieję, że spotka się ona z Państwa zainteresowaniem.

Uprzejmie prosimy o potwierdzenie zlecenia w odpowiedzi na niniejszą 
wiadomość.

W razie jakichkolwiek pytań, pozostaję do dyspozycji.

Pozdrawiam,
Jan Kowalski

Jak szybko i łatwo sporządzić wycenę projektu?

Nasza odpowiedź nie może być inna: użyć Mantreo! W naszym systemie jest to proste, ponieważ zapytania z e-maili trafiają od razu do programu, a cały mechanizm bazuje na szablonach - zarówno PDF-a z wyceną, jak też tekstów w wiadomościach e-mail - i to wszystko w czterech różnych językach.

Po otrzymaniu powiadomienia o nowej wiadomości, wystarczy wejść do zakładki “Wiadomości”, gdzie można ją odczytać i skonwertować do projektu.

Jeśli jest to nowy klient, należy podać jego podstawowe dane - np. imię, nazwisko i nazwę firmy. Wszystkie załączniki z e-maila trafią od razu do tworzonego projektu - nie trzeba ich pobierać na dysk i wysyłać.

Aby sporządzić wycenę, należy określić jakie zadania wchodzą w jej skład. Podczas tworzenia zadań dotyczących tłumaczeń pisemnych, Mantreo automatycznie przeskanuje pliki, wskazując ile znaków ze spacjami, znaków i słów zawierają. Rozpozna też automatycznie język dominujący w każdym pliku. Wystarczy wskazać usługę, którą jest zainteresowany klient i sprawdzić czy Mantreo podpowiedział stawkę adekwatną do tempa pracy.

Jeśli zadań jest więcej - dodajemy je w taki sam sposób, a przesuwając odpowiednie “klocki” na wykresie Gantta ustalamy czas potrzebny na wykonanie wszystkich prac - najlepiej tak, aby zostawić sobie bufor bezpieczeństwa na ewentualne opóźnienia.

Po wprowadzeniu wszystkich wycenianych zadań, wystarczy kliknąć “Wygeneruj wycenę”, aby program automatycznie przygotował PDF-a według w pełni edytowalnego szablonu wyceny. Jednym kliknięciem wyślesz go teraz do klienta (ze swojej skrzynki e-mail) - wszystkie dane (terminy, koszty, nazwiska) podstawią się automatycznie do szablonu wiadomości.

Wszystkie elementy wyceny można w każdym momencie przesuwać, włączać, wyłączać i dowolnie zmieniać ich treść w ustawieniach systemu. Przed wygenerowaniem każdej wyceny możliwe jest również jej jednorazowe poprawienie, jeśli jest taka potrzeba.

Automatyzacja wyceny tłumaczenia

Z anonimowych statystyk naszego systemu wiemy, że wygenerowanie wyceny zajmuje naszym klientom średnio niecałe 7 minut od otrzymania zapytania. A z rozmów z klientami wiemy, że automatyzacja tej czynności pozwala na wyeliminowanie wielu błędów i pomyłek, dużą oszczędność czasu, a także to, że zleceniodawcy doceniają fakt, iż wyceny z Mantreo są profesjonalne i czytelne. Zapraszamy do założenia darmowego konta próbnego w Mantreo, żeby sprawdzić działanie tego mechanizmu w praktyce.

Wycena wycenie nierówna

Oczywiście nie każda wycena tłumaczenia musi wyglądać tak, jak opisujemy w tym artykule. Jest to jedynie zalecana forma, która może przynieść najwięcej zaakceptowanych zleceń, ale każde biuro tłumaczeń musi wypracować własny format, dostosowany do indywidualnych potrzeb i preferencji docelowej grupy klientów. Jedno jest pewne - warto zautomatyzować i usystematyzować ten proces - klienci z pewnością to docenią.