W dobie pandemii ciężko o bardziej nośny temat, niż praca zdalna. Wielu przedsiębiorców i osób samozatrudnionych, w tym także tłumacze i biura tłumaczeń, zastanawiają się, jak przenieść całość obowiązków do sieci, nie zmniejszając efektywności pracy i zysków. Jednak na drodze do pełnego sukcesu często stoją ograniczenia techniczne. Pokonanie ich jest bardzo kuszącą perspektywą, bowiem gwarantuje przetrwanie na rynku, w czasach, kiedy działalność online dla wielu firm oznacza być albo nie być.
W niniejszym artykule omówimy wszystkie warte uwagi narzędzia do pracy zdalnej, które umożliwią nie tylko sprawną współpracę w zespole, lecz także pomogą zdystansować konkurencję. Zaczynamy!
Komunikacja to podstawa– komunikatory tekstowe i głosowe
Ponieważ dobra komunikacja leży u podstaw każdej udanej relacji biznesowej, w pierwszej kolejności warto skupić się na rozwiązaniach technologicznych, które umożliwią nam utworzenie płynnie działającej i wydajnej infrastruktury w tym zakresie. Propozycji na rynku jest wiele, różnią się one zarówno funkcjonalnością, jak i ceną, dzięki czemu ostateczne rozwiązanie można dobrać ściśle do własnych preferencji.
Najpopularniejszym komunikatorem dla firm od lat niezmiennie pozostaje Skype. Program umożliwia prowadzenie rozmów tekstowych, audio oraz wideo we dwie lub więcej osób, dzięki czemu bez problemu możemy urządzić zebranie zespołu, burzę mózgów, czy po prostu „spotkać się” ze współpracownikami na wspólną przerwę kawową. Wart uwagi jest także fakt, że Skype można zainstalować zarówno na smartfonie, komputerze stacjonarnym, laptopie, jak i korzystać z niego w przeglądarce.
Innym komunikatorem, który doskonale sprawdza się w przypadku komunikacji biznesowej, jest Zoom. Aby rozpocząć konwersację, musimy jednak stworzyć specjalny pokój, do którego następnie zapraszamy użytkowników, udostępniając wygenerowane przez program hasło. Płatna wersja oprogramowania oferuje bardzo ciekawe rozwiązanie dla tłumaczy konferencyjnych – możliwość tłumaczenia symultanicznego na różne języki. Dodatkowo w ramach pokoju możemy kontaktować się na czacie ogólnym lub tworzyć nowe pokoje, aby porozmawiać z wybranym uczestnikiem na osobności. Z aplikacji możemy korzystać na komputerze stacjonarnym, laptopie, tablecie i smartfonie.
Na rynku istnieje również komunikator dedykowany do pracy zespołowej – Microsoft Teams, który zastąpił biznesową wersję Skype (Skype dla firm). Poza standardowymi funkcjami, takimi jak grupowe oraz indywidualne połączenia audio i wideo, wymiana wiadomości tekstowych czy przesyłanie plików w ramach czatów prywatnych oraz grupowych, aplikacja umożliwia również bardzo przydatną opcję udostępniania ekranu, która pozwoli między innymi szybko i sprawnie rozwiązać wszelkie problemy techniczne.
Ponieważ narzędzia do komunikacji online to temat rzeka, poza trzema najpopularniejszymi rozwiązaniami można wypróbować także Signal – komunikator zapewniający szyfrowanie rozmów i większą ich prywatność, WhatsApp lub Viber – czyli aplikacje przystosowane do używania na urządzeniach mobilnych, Slacka, Google Hangouts (w wersji biznesowej Google Meet) oraz wiele, wiele innych.
Infrastruktura tłumaczeniowa
Podstawowym narzędziem pracy każdego tłumacza jest CAT, bez którego płynna współpraca z Project Managerami, opierająca się na udostępnianiu pamięci tłumaczeniowych, glosariuszy i plików źródłowych nie byłaby możliwa. Jednak, aby móc rozpocząć pracę w programie tego typu, najpierw należy stworzyć paczkę projektową, co w przypadku plików w formatach nieedytowalnych wymaga umiejętności wykonywania dość zaawansowanego OCR-u.
W niewielkich biurach tłumaczeń często tylko jedno stanowisko robocze wyposażone jest w odpowiednie oprogramowanie, dlatego w razie konieczności pracy z domu na komputerze, który takiej aplikacji nie posiada, warto posiłkować się mniej zaawansowanymi, ale również skutecznymi programami dostępnymi online, takim jak FineReader Online, OCR.Space czy Soda PDF ONLINE. Przed przystąpieniem do pracy, warto sprawdzić politykę przechowywania i gromadzenia danych przez te serwisy.
Po wykonaniu wstępnego OCR-u nieodzowny będzie pakiet Office, który umożliwi „doczyszczenie” otrzymanych plików wyjściowych i ich odpowiednie przeformatowanie. Firma Microsoft dostarcza w tym obszarze rozwiązanie doskonale wpisujące się w schemat pracy zdalnej – Office 365, czyli zbiór aplikacji i usług z dostępem za pomocą Internetu. Efekty naszej pracy w ramach pakietu przechowywane są w chmurze, do której dostęp mają wybrani użytkownicy.
Jeśli jednak posiadamy własny pakiet Office, a inwestycja w nowe rozwiązanie nie wchodzi w grę, w celu udostępniania plików możemy posiłkować się również narzędziem Dysk Google, które oferuje podobne rozwiązania, jednak o uboższej funkcjonalności. Kiedy otrzymane od klienta pliki są już gotowe do tłumaczenia, ale ich rozmiar znacznie przekracza ten dopuszczalny przez serwer pocztowy, w zakresie samego transferu dużych paczek projektowych oraz innych plików warto rozważyć również takie narzędzia jak wetransfer.com w wersji pro, umożliwiającej transfer do 2 GB dokumentów. Aplikacja pozwala łatwo i szybko przesłać klientowi lub tłumaczowi link, klikając w który może on pobrać plik bezpośrednio na swój komputer.
Wśród rozwiązań umożliwiających szybką i bezpłatną wymianę plików warto wymienić również Dropbox, iCloud Drive, OneDrive, pCloud.
Zaplecze organizacyjne
Większość samozatrudnionych tłumaczy i niewielkich biur tłumaczeń korzysta przy pracy z rozwiązań CRM i ERP. CRM to oprogramowanie do zarządzania relacjami z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami, składające się z rozwiązań, procedur i narzędzi niezbędnych do prowadzenia wysokiej jakości współpracy z klientami i partnerami. Jego nadrzędnym celem jest utworzenie swoistej „pamięci biznesowej” firmy – zbioru danych i informacji, umożliwiających przeprowadzanie analizy działalności na niespotykaną wcześniej skalę oraz maksymalne spersonalizowanie relacji biznesowej. Pozwala to na kreowanie indywidualnych i celniejszych ofert, przekładając się tym samym na efektywność pracy.
Jeśli działamy na większą skalę, dobrym wyborem może okazać się system ERP, którego głównym celem jest zintegrowanie wszystkich procesów biznesowych w przedsiębiorstwie w jednym miejscu. Pomaga to organizować i automatyzować wszelkie procesy zachodzące w przedsiębiorstwie, zarówno te związane z handlem, logistyką, księgowością, jak i kadrami i wynagrodzeniami. Będzie to z pewnością świetne rozwiązanie dla dostawców usług językowych, którzy prowadzą swoją działalność wielotorowo – wykonują tłumaczenia, prowadzą kursy językowe, świadczą usługi doradcze, eksportowe itp.
A jeśli już o tłumaczeniu mowa, warto wspomnieć o naszym autorskim oprogramowaniu, które nie tylko łączy w sobie wszechstronność systemów ERP oraz zorientowane na klienta podejście znane z systemów CRM, lecz również rozwiązania dedykowane dla branży tłumaczeniowej. Mantreo jest inteligentnym programem do zarządzania projektami, który idealnie sprawdza się również w warunkach pracy zdalnej, a ponadto pomaga wprowadzić liczne oszczędności, ponieważ z powodzeniem zastąpi kilka innych programów: do zarządzania projektami, do udostępniania plików, OCR, pakiet biurowy, CRM oraz do wystawiania faktur. Ponadto, Mantreo łączy się z Twoją skrzynką mailową, pozwalając na szybką konwersję wybranej wiadomości do wyceny.
Na uwagę zasługują przede wszystkim intuicyjna obsługa, którą zapewnia interfejs dostosowany do sposobu, w jaki na co dzień komunikują się profesjonalni tłumacze oraz funkcjonalności wynikające z dużej znajomości rynku i sposobu prowadzenia małych i średnich biur tłumaczeń – możliwość tworzenia wycen według indywidualnych cenników, zarządzanie zadaniami i bazami tłumaczy oraz klientów, fakturowanie i rozliczanie dostawców. Innymi słowy instrument ten pozwala Project Managerowi idealnie dobrać tłumacza do zlecenia o specjalistycznym charakterze i ograniczonym budżecie – system automatycznie odszuka w bazie ekspertów z danej dziedziny, oferujących swoje usługi za stawki, które mieszczą się w estymowanych granicach.
W przypadku samozatrudnionego tłumacza, Mantreo umożliwi nie tylko szybkie sprawdzenie cennika dla wysyłającego zapytanie kontrahenta i zastosowanie przy wycenie ustalonej wcześniej stawki, lecz także przypomni o specjalnych instrukcjach i glosariuszach dla danego klienta. Ponadto narzędzie zapisuje i przechowuje dane o wszystkich przeprowadzonych transakcjach, dzięki czemu wystawienie faktury zbiorczej na koniec miesiąca sprowadza się zaledwie do kilku kliknięć myszką, podobnie jak kontrola płatności.
Przyszłość pracy zdalnej
Czy przyszłość branży tłumaczeniowej i biznesu jako takiego to praca zdalna? Zdaniem wielu ekspertów – owszem. Ten rodzaj współpracy pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie czasu, ograniczenie kosztów i związanych z tym opłat, a także na zwiększenie osobistej wydajności.
Jednak aby cieszyć się z zysków, najpierw trzeba zainwestować. I to nie tylko w sprzęt! Warto pamiętać również o szkoleniach i kursach w zakresie rozwoju osobistego, które pozwolą pracownikom nie tylko sprawnie obsługiwać stworzoną przez pracodawcę infrastrukturę, ale również mentalnie odnaleźć się w nowym środowisku pracy.
Komentarze