Dlaczego tłumacz nie powinien pracować w pojedynkę?

Spór pod tytułem "Tłumacz freelancer czy biuro tłumaczeń" ciągnie się od bardzo dawna. Freelancerzy kuszą stawkami i możliwością indywidualnego dopasowania modelu współpracy, łatwiejszą komunikacją, a także gwarancją spójności terminologicznej. A co najczęściej pada jako argument przeciwko skorzystaniu z usług pojedynczego tłumacza? Najczęściej słyszymy:

"Boję się, że tłumacz zachoruje tuż przed terminem oddania zlecenia"

"Nie chcę dodatkowo zlecać korekty komuś innemu"

"To nie jest zadanie dla jednej osoby (wiele plików, grup językowych)"

"Tłumacze nie odpisują na wiadomości, kiedy pracują"

"Bardziej potrzebuję doradztwa, opieki językowej, niż samego tłumaczenia"

"Zrobił dwa tłumaczenia, a trzeciego już nie, bo w międzyczasie dostał inne zlecenie - i tak musiałem poszukać kogoś innego"

Choć z wieloma z tych opinii można się spierać, to jednak trudno jest odmówić zasadności przynajmniej części z nich.

Rozwiązanie: współdziałanie

Większość tłumaczy na określonym etapie rozwoju zawodowego zastanawia się jak "mniej pracować i więcej zarabiać" - zwykle muszą wtedy zmierzyć się z powyższymi argumentami. Często w odpowiedzi na nie dochodzą do wniosku, że jednym ze sposobów jest rozpoczęcie współpracy z innymi tłumaczami. Ci, którym to odpowiada, mają dwie możliwości:

1. Założenie biura tłumaczeń - czyli model "klasyczny", który najczęściej widujemy na rynku - szef/właściciel + tłumacze/freelancerzy. Zwykle na początku szef również (albo głównie) zajmuje się tłumaczeniem, oprócz prowadzenia biznesu, marketingu, sprzedaży, księgowości itp. Dobrze, jeśli szef dysponuje wspólnikiem (często jest to życiowy partner, który przechodzi do firmy z innej branży), który przynajmniej częściowo jest w stanie go odciążyć.
2. Stworzenie grupy tłumaczy - czyli nawiązanie współpracy z innymi tłumaczami, niekoniecznie w formie działalności gospodarczej. Często jest to umowa (nawet ustna) pomiędzy dwoma lub więcej tłumaczami, określająca wzajemne wsparcie i zasady współdziałania. Nie ma tutaj wzoru - każdy robi to inaczej.

Tak czy owak, żadne z tych rozwiązań nie przychodzi łatwo i wymaga rozwiązania sporej ilości problemów. Prawda jest jednak taka, że współpraca rzadko kiedy jest w stanie pogorszyć jakość usług czy komukolwiek zaszkodzić.

W niniejszym artykule trochę bardziej skupimy się na rozwiązaniu nr 2 - czyli grupie współpracujących tłumaczy - ale większość rozwiązań można zastosować do obu modeli, ponieważ są one bardzo podobne, choć stworzenie biura tłumaczeń w praktyce jest trochę trudniejsze.

Dlaczego warto współpracować z innymi tłumaczami tego samego języka

Często spotykamy się w branży z pewną niechęcią wobec siebie w grupach tłumaczy z tej samej pary językowej (może poza j. angielskim ze względu na jego popularność) - głównie dlatego, że osoby te walczą o te same zlecenia, a czasem nawet pracują dla tych samych klientów, choć nie zawsze o tym wiedzą.

A jednak warto jest rozważyć współpracę z przynajmniej jedną osobą pracującą w tej samej parze językowej, choćby dlatego, że nauka wyciągnięta z wzajemnej weryfikacji i korekty może stanowić obopólną korzyść. A możliwość wykonania korekty przez drugą osobę będzie stanowić istotną kartę przetargową dla potencjalnego klienta.

Poza tym, drugi tłumacz może przejąć część naszych zleceń, których nie jesteśmy w stanie obsłużyć - i vice versa. Szczególnie przydatne może to być w tzw. sezonie chorobowym albo w przypadku innych zdarzeń losowych. Mając tego typu "backup" możemy pochwalić się znacznie większą gwarancją wykonania usługi.

Poza tym nie zapominajmy, że pomimo znajomości tego samego języka, wiedza dziedzinowa dla dwóch lub więcej tłumaczy może być zupełnie inna. Specjalizując się np. w tłumaczeniach prawnych i współpracując z tłumaczem tekstów marketingowych będziemy stanowić wszechstronny zespół, który znacznie lepiej przetłumaczy np. teksty na stronę internetową i regulamin do niej niż pojedynczy tłumacz specjalizujący się tylko w jednej z tych dziedzin.

Trudnością w tym rozwiązaniu jest znalezienie odpowiedniej osoby, która nie tylko będzie chętna do takiej współpracy , ale także będzie dysponować podobnym poziomem umiejętności, będzie komunikatywna i ukierunkowana na rozwój.

Dlaczego warto współpracować z tłumaczami innych języków

Ten bardziej intuicyjny kierunek poszukiwania partnerów do współpracy jest oczywiście nastawiony na poszerzenie oferty. Dzięki współpracy z tłumaczami innych języków możemy trafić z ofertą do znacznie szerszego grona odbiorców, otwieramy się na większe i poważniejsze projekty, a zatem również większe budżety.

Zadania w wielojęzycznych projektach są zwykle znacznie bardziej motywujące, a poziom wywieranego wpływu znacznie wyższy - dlatego też otwarcie się na te możliwości bywa często momentem, w którym udaje się "złapać bakcyla przedsiębiorczości", co z kolei pozwala odkryć zupełnie nowe możliwości rozwoju zawodowego, wejść na wyższy poziom.

Możliwość podniesienia stawek nie powinna być jedynym motywatorem do poszerzenia oferty o dodatkowe języki, ale trudno udawać, że nie jest to istotnym powodem. W końcu to wśród wielojęzycznych biur tłumaczeń możemy znaleźć firmy operujące milionowymi obrotami, raczej nie wśród tłumaczy freelancerów.

Współpraca w takiej grupie oczywiście nie jest pozbawiona problemów do rozwiązania, jak choćby zarządzanie zleceniami, rozdzielanie pracy, ustalenie standardów, zarządzanie czasem i dbanie o ten sam poziom zaangażowania wśród członków grupy.

Dlaczego w ogóle warto współpracować

Warto także podnieść istotny temat "samotności freelancera", o której coraz więcej mówi się w korelacji z takimi tematami, jak wypalenie zawodowe czy problemy z powrotem na etat. Brak interakcji społecznej, o który znacznie łatwiej pracując z domu, bez osobistego kontaktu z klientami i współpracownikami, dla wielu osób jest trudny do zniesienia. I o ile niektórzy kompensują go licznymi spotkaniami ze znajomymi spoza branży, czy z rodziną, to jednak nie zawsze taka możliwość istnieje lub jest adekwatna do potrzeb.

Oczywiście, można ten temat sprowadzić do sztampowej dyskusji o intro- i ekstrawertykach, ale problem ten jest znacznie bardziej złożony i ten, kto przez wiele lat pracował jako wolny strzelec z pewnością odczuwa chociażby brak możliwości porozmawiania na branżowe tematy czy rzucenia wewnętrznego dowcipu przy firmowym dystrybutorze wody.

Dobrze zorganizowana współpraca, nawet przy braku fizycznego biura, pozwala wypełnić tę przestrzeń i zaspokoić potrzeby osób, którym po prostu brakuje kontaktu z kolegami po fachu.

Jak zorganizować współpracę

Organizacja pracy w grupie - bez względu na to czy wybierzemy klasyczny model biura tłumaczeń czy współpracę w grupie tłumaczy - jest nie lada wyzwaniem. Wielu tłumaczy ta wizja przeraża, ponieważ są to zagadnienia zupełnie spoza ich dziedziny wiedzy, a także spoza ich strefy komfortu - dlatego też ci, którzy się zdecydują na przezwyciężenie tych problemów, znajdą się wśród wyróżniającej się mniejszości.

Zaplanuj procedury

Słowo "procedura" zwykle kojarzy się z wielką korporacją, ale tak naprawdę jest to podstawa delegowania zadań - nawet najprostszych. Jeśli wystawiasz fakturę klientowi X ostatniego dnia każdego miesiąca i nie opiszesz jak to robisz (nawet w formie 2-3 zdań), to kiedy pechowo złamiesz nogę akurat 31 października (a według prawa Murphy’ego nie może się to stać dzień później), to choćbyś współpracował z piętnastoma osobami, to nikt nie domyśli się, że może Ci w tym pomóc i jak to zrobić.

Absolutnie podstawowe procesy (kolejne "korporacyjne" słowo), które zasługują na spisanie, to:

1. Obsługa zapytań:
   • jakie skrzynki e-mail, social media, czy inne kanały sprawdzać,
   • co i kiedy odpisać klientowi,
   • jakie stawki, zniżki, zwyżki zastosować,
   • po jakim czasie dopytać klienta w przypadku braku odpowiedzi.
2. Sposób kontaktu i przekazywanie zadań:
   • w przypadku zlecenia jak najlepiej skontaktować się z tłumaczem/tłumaczami do określonych zadań,
   • w jakiej formie przekazać pliki (dysk sieciowy, mail, Dropbox),
   • jak je odebrać.
3. Oznaczanie/sygnalizowanie zajętości:
   • jak każdy z tłumaczy sygnalizuje swoją zajętość, aktualnie dostępne "moce przerobowe",
   • jak ustalać urlopy,
   • co w przypadku choroby.
4. Prowadzenie projektów:
   • kto i na jakim etapie kontaktuje się z klientem,
   • jakie wiadomości wysyłamy,
   • czy oddajemy etapy tłumaczeń przy dużych projektach,
   • czy zleceniodawca ma bezpośredni kontakt z tłumaczem czy wyznaczamy opiekuna,
   • czy i kiedy pobieramy zaliczkę,
   • kiedy, jak i gdzie wystawiamy proformę, fakturę zaliczkową, końcową, zwykłą,
   • czy prosimy klienta o feedback, referencje i w jaki sposób,
   • czy i jak odzywamy się do klientów, którzy dawno nie zlecali,
   • jak postępujemy w przypadku przekroczenia terminów płatności,
   • kiedy przyznajemy jaki rabat.
5. Bezpieczeństwo informatyczne:
   • analiza ryzyka,
   • standardy haseł,
   • bezpieczne e-maile, dopuszczalni dostawcy,
   • szyfrowanie dysków (zwłaszcza w komputerach przenośnych),
   • retencja danych klientów.

To oczywiście tylko najważniejsze zagadnienia, w indywidualnych przypadkach ta lista może wyglądać zupełnie inaczej, ale ważne jest, aby nie przeoczyć najważniejszych kwestii.

Zaplanuj marketing

Nawet najlepszy biznes może upaść, jeśli nikt się o nim nie dowie. Dlatego warto zadbać przynajmniej o podstawy marketingu tak, aby móc czerpać najwięcej korzyści ze współpracy w grupie.

Warto pomyśleć np. o tym, aby stworzyć wspólną stronę internetową i pozycjonować ją, rozdzielając koszty pomiędzy wszystkich członków grupy tłumaczy. Można również wyznaczyć osobę odpowiedzialną za działania w mediach społecznościowych (np. Facebook, LinkedIn) lub wyznaczyć dyżury - to kolejny sposób na odróżnienie się od pojedynczych freelancerów, którzy zwykle nie mają na to czasu.

Warto też pomyśleć o okresowym tworzeniu ciekawych branżowych treści na stronie internetowej, w serwisach branżowych lub w mediach społecznościowych - stanowi to ciekawy sposób promocji swoich usług dla ekspertów.

Z promocją można również wyjść poza internet, rozdzielając wysokie koszty reklamy outdoorowej lub nawet radiowej pomiędzy wszystkich członków grupy.

Wyznacz project managera

Gdy współpracuje się z innymi osobami potrzeba zarządzania zadaniami pojawia się bardzo szybko i jeśli nie zostanie odpowiednio szybko zaspokojona, może być przyczyną rozpadu najlepiej współpracującej ekipy. Dlatego też warto jeszcze przed rozpoczęciem współpracy ustalić zasady zarządzania projektami, przede wszystkim:

• kto jest odpowiedzialny za zarządzanie zleceniami i zadaniami,
• czy jest to rola stała czy pełniona w formie dyżurów (i jak długich),
• co wchodzi w zakres obowiązków,
• jakie wynagrodzenie przysługuje za pełnienie tej funkcji.

Dobierz narzędzia

Odpowiednio dobrane do potrzeb biznesu narzędzia stanowią siłę firmy i dają przewagę nad konkurencją. Podstawowe narzędzia we właściwie wszystkich rodzajach działalności gospodarczej to strona internetowa i poczta e-mail, dzięki którym potencjalni klienci są w stanie nas odnaleźć, dowiedzieć się o świadczonych przez nas usługach i nawiązać pierwszy kontakt. Telefon również bywa ważny, ale kiedy trzeba wysłać plik do przetłumaczenia - potrzebujemy skrzynki e-mail.

Obecnie dość częstą sytuacją jest zastępowanie strony internetowej stroną na Facebooku, rzadziej na LinkedIn lub w innych serwisach społecznościowych, aczkolwiek doradzamy stworzenie "klasycznej" strony internetowej i zaplanowanie choćby niewielkiego budżetu miesięcznie na jej pozycjonowanie w wyszukiwarkach internetowych, ponieważ długofalowo może to przynieść znacznie większe korzyści. Strony w mediach społecznościowych mogą funkcjonować niezależnie od podstawowej strony, która z czasem będzie budować swoją wartość.

Konfigurując skrzynki e-mail dobrze jest nie polegać na darmowych rozwiązaniach, tylko założyć skrzynki we własnej domenie internetowej, najlepiej takiej, która zawiera w sobie nazwę firmy. Podnosi to poziom profesjonalizmu i świadczy o dbałości zarówno o aspekty prawne, jak też technologiczne.

Przydatne będą także narzędzia do współdzielenia plików z wieloma osobami, jak np. Dropbox, box.com, Google Drive itp. Oczywiście można się bez tego obejść i wysyłać wszystkie pliki w e-mailach, ale skrzynki pocztowe mają zwykle niedużą pojemność, a kilkukrotne przesłanie pliku "w tę i z powrotem" powoduje konieczność kilkukrotnego zapisania go na serwerze pocztowym - zatem pojemność skrzynki topnieje dość szybko.

Warto także pomyśleć o niezależnym środowisku do wykonywania regularnych kopii zapasowych. Może to być wyżej wspomniany dysk w chmurze (inny niż podstawowy), ale także dysk sieciowy w biurze czy zwykły dysk o dużej pojemności podłączany przez USB. Choć opcje te różnią się wygodą (a jeśli system do kopii zapasowych jest niewygodny, to jest znacznie większa szansa, że będzie rzadziej używany), to jednak ostatecznie prowadzą do tego samego - wykonania kopii najważniejszych danych na niezależnym nośniku w lokalizacji innej niż podstawowe miejsce przechowywania danych.

Wreszcie należy także zadbać o oprogramowanie księgowe. Sprawdzić się tutaj mogą aplikacje on-line, jak np. inFakt, iFirma, wFirma czy Fakturownia, ale także stacjonarne, jak Symfonia czy RAKS. W zależności od tego ile osób będzie zajmować się fakturowaniem, jakie funkcje są wymagane - należy dobrać program do indywidualnych potrzeb.

Oczywiście można również wybrać drogę na skróty i zdecydować się na program do zarządzania projektami tłumaczeniowymi, jak Mantreo, który kompleksowo zadba o wszystkie wymienione powyżej kwestie. Po skonfigurowaniu skrzynek e-mail wystarczy podłączyć je w Mantreo, a wiadomości z zapytaniami o wycenę automatycznie pojawią się w naszym programie. Stamtąd możemy przekształcić je od razu w nowy projekt tłumaczeniowy, sporządzić estetyczną wycenę w PDF, wybrać najlepszych wykonawców z bazy tłumaczy, skrupulatnie przeprowadzić cały projekt, aż do wystawienia faktury.

Dzięki Mantreo zarządzanie plikami staje się proste i czytelne, pliki nie są dublowane na serwerze, a automatycznie wykonywana kopia zapasowa w trzech niezależnych lokalizacjach zapewnia spokój i eliminuje konieczność pamiętania o tej ważnej czynności. Co istotne, nasi użytkownicy mogą przechowywać pliki bez limitów na liczbę danych.

Jedyne, czego Twoja firma lub grupa może potrzebować poza Mantreo, to narzędzia CAT dla tłumaczy, co oczywiście stanowi temat na odrębny artykuł, ale współpracując z innymi tłumaczami, dobrze jest umówić się na stosowanie tego samego rozwiązania - nie tylko ze względu na wymienność plików, ale także ze względu na możliwość wzajemnego wspierania się w pracy z tym oprogramowaniem.

Ustal kwestie formalno-prawne

Dobór odpowiedniej formy prowadzonej działalności nie może zostać zignorowany i najlepiej rozwiązać tą kwestię już na początku albo przynajmniej zaplanować przekształcenie z jednej formy w drugą tam, gdzie będzie to możliwe. Najczęściej tłumacze decydują się na jeden z opisanych poniżej modeli.

Spółka osobowa

Czyli najczęściej spółka cywilna, rzadziej jawna. Łatwo ją założyć (wystarczy umowa wspólników), trudniej prowadzić (brak osobowości prawnej), a wspólnicy odpowiadają całym swoim majątkiem za wszystkie zobowiązania firmy.

Spółka kapitałowa

Najczęściej w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, którą od niedawna można założyć w 24h przez Internet (wystarczy np. profil zaufany ePuap), a która posiada wiele zalet - np. fakt, iż wspólnicy odpowiadają wyłącznie do wysokości wniesionego kapitału, a i odpowiedzialność członków zarządu jest dość mocno ograniczona. Jej prowadzenie jest również łatwe, dzięki temu, że spółka w momencie powołania zyskuje odrębną osobowość prawną - można ją zatem np. zapisać w spadku lub... sprzedać.

Jedna działalność gospodarcza + umowy cywilnoprawne

Osobom fizycznym, które już założyły działalność gospodarczą najprościej będzie zacząć właśnie w tym modelu - z tłumaczami mogą współpracować na podstawie rozmaitych umów (np. umowa o dzieło, umowa zlecenia). Jest to oczywiście rozwiązanie mało przyszłościowe, choćby ze względu na niedoskonałe rozwiązania dotyczące dziedziczenia tak prowadzonej działalności, ale na początek może okazać się najszybszą opcją.

Wiele jednoosobowych działalności

Współpracując z innymi tłumaczami istnieje duża szansa, że oni również założyli już JDG, dzięki czemu możliwe będzie wzajemne wystawianie sobie faktur za usługi i rozliczanie się z konkretnych wykonanych czynności. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby w przyszłości przekształcić wiele działalności w jedną spółkę cywilną, w zasadzie wystarczy zawrzeć umowę pomiędzy wspólnikami.

Gdzie znaleźć tłumaczy do współpracy?

W wymarzonej sytuacji znamy tłumaczy, z którymi chcemy współpracować, od dawna, a przynajmniej z czasów studiów. Wiemy o nich wszystko, jak pracują, w czym idzie im dobrze, a w czym gorzej i nie musimy szukać nikogo innego. Niestety nie zawsze tak jest.

Poszukiwania tłumaczy do współpracy możemy skierować na fora branżowe (np. Proz.com) lub grupy na Facebooku (np. TŁUMACZE - GRUPA OTWARTA - ZLECENIA DLA TŁUMACZY). Możemy także przeszukać dostępne serwisy dla tłumaczy - freelancerów.

Bez względu na sposób poszukiwania, niezbędna będzie weryfikacja każdej osoby, z którą chcemy rozpocząć współpracę. Najprostszym sposobem będzie realizacja próbnego tłumaczenia, np. tekstu, który sami już kiedyś przetłumaczyliśmy, które zostało bardzo dobrze ocenione przez klienta. Warto zwrócić w tym procesie uwagę - poza jakością samego tłumaczenia i specjalizacją tłumacza - na to jak potencjalny współpracownik odpowiada na wiadomości, jak formułuje swoje myśli, czy jest w stanie spełnić niestandardowe wymagania i oczywiście na różnicę pomiędzy deklarowanym a rzeczywistym terminem wykonania (ktoś, kto oddaje pracę dużo wcześniej niż zadeklarował, również może mieć problem z szacowaniem złożoności zadań).

Podsumowując

Naszym zdaniem współpraca w branży tłumaczeń jest koniecznością, a jej unikanie może stanowić ryzyko utraty zleceń i konkurencyjności na rynku, który i tak jest już mocno przesycony. Bez wątpienia warto zatem poświęcić chwilę na przeorganizowanie swojego biznesu tak, aby był on gotowy na rozpoczęcie współpracy z innymi freelancerami.

Pierwszym i najłatwiejszym krokiem może być założenie konta w Mantreo - przez 20 dni możesz bezpłatnie testować wszystkie możliwości programu, zobaczyć jak łatwo można zarządzać bazą podwykonawców, klientów i jak efektywne jest prowadzenie projektów od otrzymania zapytania aż do wystawienia faktury.

A z okazji zbliżającego się Dnia Tłumacza (30 września) szykujemy specjalną promocję, która znacząco ułatwi podjęcie decyzji - zapisz się na newsletter (pod tekstem), aby otrzymać powiadomienie, kiedy promocja się rozpocznie.