Czas to pieniądz. To on decyduje o tym, czy zdążymy przygotować zlecony przez klienta projekt i odnieść sukces, czy też przecenimy swoje możliwości i poniesiemy sromotną porażkę. Każdy usługodawca musi jednak pamiętać, że czas to zasób ograniczony i trzeba wykorzystywać go w bardzo rozsądny sposób. Jak w takim razie wycisnąć maksimum możliwości ze standardowych ośmiu godzin pracy tłumacza pracującego zdalnie?
Najlepiej poprzez zwiększenie wydajności i efektywności podejmowanych przez niego działań! Choć jest to trudne i złożone zadanie, nad którym głowy łamią najwięksi specjaliści w zakresie zarządzania zasobami, nam udało się zebrać 6 prostych rad, dzięki którym zespół tłumaczy współpracujący z Twoim biurem tłumaczeń osiągnie jeszcze lepsze rezultaty, a Ty – zyski.
1. Programy wspomagające tłumaczenie (CAT)
W XXI wieku nowoczesne technologie wyposażyły tłumaczy w narzędzia, które są w stanie wielokrotnie przyspieszyć proces tłumaczenia, a także zadbać o jego spójność terminologiczną. I choć pierwsze programy typu CAT na rynek weszły już w 2005 roku, a więc ciężko mówić tu o nowości, wielu doskonałych specjalistów wciąż podchodzi do nich nieufnie, palmę pierwszeństwa oddając w ręce starego dobrego pakietu Microsoft Office i programu Word. Z drugiej strony mamy początkujących młodych tłumaczy, dla których nowe technologie nie stanowią żadnego wyzwania, ale wydatek paru tysięcy złotych na oprogramowanie tłumaczeniowe i sprzęt spełniający jego wymagania – owszem.
Aby podnieść wydajność zespołu tłumaczy pracujących zdalnie, warto zainwestować w dodatkowe licencje na programy CAT i szkolenia z ich obsługi w myśl zasady, że nawet najgroźniejszy, ale oswojony niedźwiedź to tylko miś albo, jak w tym przypadku, kotek. Warsztaty z pracy z najpopularniejszymi programami wspomagającymi tłumaczenie, takimi jak Trados i MemoQ, można zorganizować samodzielnie albo skorzystać z gotowych propozycji oferowanych przez oficjalnych dystrybutorów oprogramowania. Podejście takie może się opłacić w dwójnasób: z jednej strony umożliwi biurom tłumaczeń podniesienie wydajności podwykonawców, a z drugiej zapewniich lojalność.
2. Dobre przygotowanie projektu
Chociaż dla klientów bezpośrednich tłumacz to swoisty człowiek orkiestra, który nie tylko tłumaczy, ale również konwertuje, wykonuje zaawansowany OCR i formatowanie plików, w przypadku współpracy z biurami tłumaczeń oczekuje on, że część tych obowiązków zostanie zdjęta z jego i tak już przeciążonych barków. Odciążenie tłumacza pracującego zdalnie w kwestii przygotowania paczki projektowej, konwersji pliku i zaplecza technicznego może spektakularnie zwiększyć liczbę przetłumaczonych w ciągu dnia roboczego stron, a więc również zysk.
Jest to kusząca wizja, która wymaga jednak od biura tłumaczeń przeszkolenia swoich pracowników w zakresie konwersji plików i obsługi programów tłumaczeniowych. Czy to się na pewno opłaci? Z całą pewnością! Tłumacz pracujący zdalnie posiada specjalne umiejętności, warsztat tłumacza, ze względu na które biuro tłumaczeń go zatrudnia. Jeżeli taki tłumacz dostaje do wyceny nieobrobiony plik lub jeśli wymaga się od niego wygenerowania pliku docelowego i jego dodatkowego sformatowania, zajmuje to cenne minuty, które mógłby poświęcić na tłumaczenie, podnosząc tym samym swoją efektywność.
Jeśli by jednak zlecić te zadania odpowiednio przeszkolonemu pracownikowi lub praktykantowi, nie tylko zapewnimy sobie więcej mocy roboczych specjalisty, lecz również zyskamy w jego oczach opinię profesjonalnego dostawcy usług językowych przyjaznego podwykonawcom. Wystarczy rozejrzeć się na rynku za skrojonymi na miarę naszych potrzeb kursami z zakresu OCR i DTP.
3. Przygotowanie i przesłanie pamięci tłumaczeniowej i glosariusza
W przypadku projektów dla naprawdę dużych klientów, w ramach jednej struktury tłumaczeniowej nierzadko pracuje wielu podwykonawców. W takich sytuacjach nieunikniona jest rotacja. Ale jak zastąpić tłumacza, który zna leksykę, specyficzne wymagania klienta i slang branżowy? Będzie to trudne zadanie, które ułatwić może np. przygotowana wcześniej pamięć tłumaczeniowa, profesjonalny glosariusz oraz plik z wytycznymi odnośnie do tłumaczenia.
Udostępnienie takich materiałów umożliwi nie tylko zaangażowanie nowych podwykonawców i podniesienie tempa pracy nad projektem, lecz również zwiększenie efektywności poszczególnych dostawców usług językowych z uwagi na fakt, że nie będą musieli oni poszukiwać leksyki specjalistycznej. Stanowi to również dobrą kartę przetargową podczas negocjowania stawki usługi. Warunkiem jednak jest weryfikacja jakości zebranej pamięci tłumaczeniowej, ponieważ nierzadko w ramach takich plików zdarzają się błędne sformułowania i nieprawidłowe wyrażenia, które przyprawiają tłumaczy o prawdziwy ból głowy.
4. Praca w ramach platformy internetowej współdzielonej przez tłumaczy
Platformy takie to najczęściej opcja dla dużych projektów lokalizacyjnych, w których udział bierze wielu różnych tłumaczy wielu różnych języków. Środowiska te umożliwiają nie tylko sprawne tłumaczenie, lecz również wzajemny kontakt z innymi tłumaczami i project managerami, konsultowanie leksyki, a także wzajemne kontrolowanie postępów w pracy. Możliwość natychmiastowego kontaktu i uzyskania odpowiedzi na nurtujące pytania w czasie rzeczywistym zdecydowanie podnosi wydajność pracy.
Dodatkowym plusem pracy w ramach platform tłumaczeniowych jest możliwość utworzenia projektu z ustawioną wcześniej pamięcią tłumaczeniową i glosariuszem, co umożliwia maksymalne ujednolicenie stosowanej terminologii. Przykładami takich platform mogą być Transifex lub Lokalise.
5. Zbudowanie z podwykonawcami relacji opartych na wzajemnym szacunku i sympatii
Wypracowanie dobrej relacji pomiędzy biurem tłumaczeń i zespołem tłumaczy pracujących zdalnie to kwestia profesjonalnego podejścia i warsztatu pracy. Aby osiągnąć odpowiedni poziom współpracy, należy wykazać się słownością, terminowością, dużą wiedzą. Nie tylko trzeba wzbudzać zaufanie, ale udowodnić, że jesteśmy go warci na dłuższą metę. Więcej na ten temat można znaleźć w naszym artykule na temat budowy zespołu tłumaczy zdalnych.
6. Stosowanie technik pozytywnej motywacji
Czymże byłby artykuł w dzisiejszych czasach bez odrobiny psychologii stosowanej! Zdaniem współczesnych badaczy istnieje jeszcze jedno narzędzie do podnoszenia wydajności pracowników i nie chodzi tu o specjalistyczne szkolenia. Motywacja pozytywna, bo to o niej mowa, może zdziałać prawdziwe cuda. W literaturze przedmiotu pojęcie to określa się jako wewnętrzny stan człowieka, mający wymiar potrzeby działania i bycia zauważonym. Kierując się tą definicją, warto zastanowić się, jak przekłada się ona na pracę tłumaczy wykonujących swoje zadania zdalnie.
Nie od dziś wiadomo, że w przypadku tłumaczeń pisemnych najlepsza wiadomość od klienta to… brak wiadomości. Tłumacze często skarżą się na brak pozytywnych informacji zwrotnych na temat zrealizowanych zleceń, podkreślając przy tym, że zazwyczaj feedback od klienta lub biura tłumaczeń oznacza reklamację lub konieczność wprowadzenia korekty. Dobrym pomysłem może być złamanie tego schematu i w myśl zasad pozytywnej motywacji, mobilizowanie swoich zdalnych podwykonawców do pracy za pomocą pochwał i uznania dla ich pracy.
Podsumowanie
Zarówno w biznesie, jak i w życiu, często to właśnie proste metody okazują się najlepsze. Dążąc do podniesienia wydajności zespołu tłumaczy zdalnie realizującego projekty dla Twojego biura, warto zadbać w pierwszej kolejności o zapewnienie im zaplecza technicznego i doskonałej komunikacji. Nierzadko to właśnie od szybkiej i sprawnej odpowiedzi project managera zależy prędkość oddania gotowego tłumaczenia.
Komunikacja z kolei wymaga nawiązania relacji z podwykonawcą na takim poziomie, który umożliwia wzajemne zrozumienie i produktywną współpracę, dlatego dobrym pomysłem może okazać się zadbanie o dostępność szkoleń i treningów z zakresu umiejętności miękkich dla swojej załogi oraz specjalistycznych kursów z obsługi narzędzi tłumaczeniowych dla tłumaczy.
Powtarzając niezwykle trafne w tym kontekście słowa znamienitego angielskiego kompozytora, Benjamina Brittena: „Uczenie się jest jak wiosłowanie pod prąd: gdy tylko się zaprzestanie – człowiek się cofa”.
Komentarze