Efektywna komunikacja pomiędzy tłumaczem a biurem tłumaczeń to połowa sukcesu dobrej organizacji pracy. Chociaż dzięki zaawansowanym i powszechnie dostępnym technologiom kontakt pomiędzy osobami oddalonymi o tysiące kilometrów jest prosty i szybki, wiele osób nie radzi sobie z wydajną wymianą informacji. A ma ona przecież kluczowe znaczenie dla osiągania zadowalających rezultatów biznesowych, które stanowią cel zarówno biur tłumaczeń, jak i wolnych strzelców.
Dlatego też zebraliśmy 5 podstawowych zasad, które usprawnią przepływ wiadomości i wprowadzą współpracę pomiędzy zleceniodawcą i zleceniobiorcą na zupełnie nowy poziom.
1. Nie tylko treść, ale i forma
Nie bez kozery mówi się, że filologiem człowiek się nie staje, a rodzi. Niezależnie od lokalizacji, wykształcenia, czy specjalizacji, tłumaczy łączy wiele cech wspólnych. Na rozmaitych forach i grupach dla tłumaczy można zaobserwować, że jedną z nich jest wrażliwość na błędy ortograficzne i gramatyczne. Dlatego żeby zostać potraktowanym poważnie przez swojego zleceniobiorcę, warto zwrócić uwagę na poprawność języka stosowanego w oficjalnej korespondencji.
Z drugiej strony, choć tak wrażliwi na błędy w wypowiedziach kolegów i koleżanek po fachu, tłumacze wchodzący w interakcję z biurem tłumaczeń również często popełniają mnóstwo błędów. Jednymi z najczęściej spotykanych pomyłek w korespondencji służbowej są:
- używanie skrótowców;
- stosowanie w nagłówku wiadomości zwrotu "witam";
- niedostosowana do stopnia zażyłości końcowa formuła grzecznościowa.
Warto pamiętać, że stanowiska project managerów często piastują osoby, które mają duże doświadczenie w komunikacji biznesowej i takie błędy natychmiast podważą wiarygodność i autorytet potencjalnego zleceniobiorcy.
2. Określenie wymagań z góry
Branża tłumaczeniowa jest branżą obfitującą w różnego rodzaju zlecenia: od transkreacji haseł reklamowych, poprzez tłumaczenie symultaniczne na konferencjach, aż po rządowe zlecenia przetargowe dotyczące tłumaczeń pisemnych. Szczególnie ostatni przypadek może okazać się bardzo kłopotliwy. Dlaczego? Zgodnie z panującymi przepisami w dziedzinie zamówień publicznych, jednym z głównych czynników decydujących o wyborze oferty wciąż jest kryterium cenowe.
Prowadzi to do sytuacji, w której biura tłumaczeń prześcigają się w propozycjach niskich stawek, a dopiero po wygraniu przetargu szukają podwykonawców. W takich okolicznościach zdecydowanie warto podać posiadany budżet oraz ostateczny wymagany termin realizacji w pierwszej wiadomości do tłumacza. Pomoże to zaoszczędzić czas, jaki potencjalny podwykonawca poświęci na wycenę, przesłanie referencji, przegląd bieżących zleceń i obliczenie mocy przerobowych.
Działa to jednak w obie strony. Wielu tłumaczy w momentach przestoju w pracy przeciąga komunikację dotyczącą tłumaczenia poniżej swoich stawek, traktując takie zlecenie jako opcję awaryjną i mając jednocześnie nadzieję, że niebawem na horyzoncie pojawi się lepiej płatna propozycja, a kiedy się to stanie, bez skrupułów porzuca potwierdzony temat, lakonicznie informując o tym fakcie biuro tłumaczeń.
3. Wzajemny szacunek
Czy można okazać komuś szacunek w lepszy sposób, niż szanując poświęcany nam czas – najcenniejsze aktywo, jakie posiadamy? W komunikacji pomiędzy biurem tłumaczeń a tłumaczem szacunek taki powinien przejawiać się przede wszystkim w formie wyczerpującego i dokładnego przygotowania propozycji współpracy.
Składają się na to opracowanie dokumentu dla zleceniobiorcy w taki sposób, aby można było zliczyć słowa i znaki źródłowe, które stanowią podstawę wyceny. Dobrą praktyką jest przygotowywanie przez project managerów całego projektu w formie paczki importowanej przez tłumacza do używanego programu CAT oraz tzw. „grida”, czyli tabeli z rozliczeniem stawki za powtórzenia i nowe słowa.
Dostając taką propozycję współpracy, tłumacz wie, że ma do czynienia z profesjonalnym biurem tłumaczeń, na którego wsparcie może liczyć. Taka wartość dodana stanowi także doskonały argument podczas negocjowania stawki tłumaczenia. W przypadku tłumaczy warto zaś zwrócić uwagę na wymagany format pliku zwrotnego. Często biura tłumaczeń chcą otrzymać określony plik w kilku formatach, dlatego warto uzgodnić wcześniej kwestie takie, jak używane narzędzie CAT, oprogramowanie do OCR, programy graficzne, żeby uniknąć rozczarowania i pogorszenia stosunków biznesowych.
4. Informowanie na każdym etapie procesu
Ci, którzy twierdzą, że wieczność to jazda za samochodem ciężarowym wyprzedzającym inny samochód ciężarowy na drodze szybkiego ruchu, chyba nigdy nie czekali na odpowiedź biura tłumaczeń w sprawie akceptacji oferty tłumaczeniowej. Specyfika sektora usług językowych polega nie tylko na jego różnorodności, ale także na pracy pod presją czasu.
Często zdarza się, że klient potrzebuje tłumaczenia na wczoraj, co z kolei oznacza, że jeśli tłumacz nie przystąpi do pracy natychmiast, wykonanie zadania będzie go kosztować sporo nerwów. Otrzymując propozycję realizacji zlecenia w sytuacji kryzysowej i deklarując swoją gotowość do podjęcia takiego wyzwania, tłumacz oczekuje natychmiastowej odpowiedzi od biura tłumaczeń, które z kolei po otrzymaniu wyceny w wiadomości zwrotnej po prostu milknie. I tak mija kwadrans za kwadransem, godzina za godziną, aż w końcu po kolejnej wiadomość w tej sprawie od tłumacza, project manager odpisuje, że zlecenie jest jednak nieaktualne, że wybrana została bardziej korzystna oferta.
Ten miecz jednak ma dwa końce: zdarza się, że po otrzymaniu wyceny od tłumacza, project manager przedstawia ostateczną ofertę klientowi i po otrzymaniu jego akceptacji, próbując formalnie potwierdzić zlecenie tłumaczenia podwykonawcy dowiaduje się, że ten przyjął w międzyczasie inny projekt.
Jak wybrnąć z takiej sytuacji? Najlepiej do niej nie dopuścić! A do tego niezbędna jest wzajemna efektywna komunikacja i informowanie o statusie zlecenia na każdym etapie procesu. W pierwszym wspomnianym powyżej przypadku wystarczyłoby, gdyby project manager odpisał na wiadomość z wyceną, poinformował o przekazaniu propozycji klientowi i ostatecznie zawiadomił o odrzuceniu oferty. W drugiej sytuacji tłumacz, wysyłając project managerowi wycenę zlecenia, powinien zastrzec, że oferta jest ważna do określonej godziny, a po upłynięciu tego terminu warunki oferty trzeba będzie renegocjować.
5. Wzajemne zrozumienie i kultura
Zarówno praca project managera, jak i praca tłumacza freelancera, rządzi się swoimi prawami. Project manager pracuje w określonych godzinach, pod dużą presją czasu, stanowi bufor pomiędzy klientem i tłumaczem. Dodatkowo rzadko zdarza się, by project manager realizował tylko jeden projekt na raz, najczęściej jest to kilka, a nawet kilkanaście tłumaczeń dla różnych kontrahentów. Warto o tym pamiętać, wymagając natychmiastowej reakcji na każdą wiadomość.
Z drugiej strony, chociaż project manager nie jest tłumaczem i nie musi znać wszystkich kwestii związanych z przekładem, powinien jednak zapoznać się z podstawowymi terminami używanymi w branży, takimi jak rodzaje tłumaczenia (symultaniczne, konsekutywne, szeptane) oraz technologie (CAT, OCR). Jak wiadomo, praca pod presją potrafi być stresująca i powodować napięcia niezależnie od wykonywanego zawodu. Dlatego też tutaj, podobnie jak w wielu innych branżach, nieodzowna jest wysoka kultura osobista, samokontrola oraz tzw. umiejętności miękkie. Te cechy niewątpliwie stanowią fundament dobrej i efektywnej komunikacji, na którym można zbudować trwałą i opłacalną relację biznesową.
Waga efektywnej komunikacji
Jak widać z przytoczonych przykładów, komunikacja to nie tylko klucz do sukcesu w biznesie, ale i do spokojniejszej i przyjemniejszej współpracy. Gra ona niezwykle ważną rolę w budowaniu dobrych stosunków pomiędzy biurem tłumaczeń i tłumaczem. Jej realizację warto oprzeć na strategii, polegającej na wzajemnym szacunku, merytorycznym podejściu do projektu, kulturze osobistej oraz opanowaniu. W sytuacjach stresowych natomiast należy pamiętać, że po drugiej stronie też jest człowiek, nasz współpracownik, któremu tak samo jak nam zależy na ukończeniu projektu z sukcesem i owocnej współpracy.
Komentarze