Czy praca w biurze tłumaczeń to głównie kopiowanie i wklejanie?

Opublikowano Biznes i branża tłumaczeniowa

Czy praca w biurze tłumaczeń to głównie kopiowanie i wklejanie?

Choćbyśmy nie wiem jak się starali, zawsze znajdą się klienci, którzy będą myśleli, że rola biura tłumaczeń opiera się wyłącznie na nic nie wnoszącym "pośrednictwie" pomiędzy tłumaczami a zleceniodawcami. Wiąże się to oczywiście z brakiem zrozumienia branży i specyfiki usług tłumaczeniowych, ale także z tym, że wielu klientów miało już kontakt z biurami świadczącym usługi niskiej jakości i rzeczywiście ich praca niewiele wnosiła do samego procesu tłumaczenia. W tym artykule postaramy się zrozumieć na czym dokładnie polega problem, przeanalizować jego przyczyny oraz skutki i zaproponować możliwe rozwiązania.

Problem

Pracownik biura tłumaczeń w swojej codziennej pracy bardzo często jest zmuszony do kopiowania tekstów, plików i innych danych. Kiedy do biura tłumaczeń przychodzi zapytanie o wycenę, konieczne jest skrupulatne skopiowanie wszystkich otrzymanych załączników do odpowiednio spreparowanych lokalizacji, a także zapisanie istotnych informacji zawartych w treści maila. Następnie wszystkie te pliki trzeba otworzyć, najczęściej w programie Word (a jeśli są w innym formacie, to skopiować ich treść do Worda), i skopiować statystyki dotyczące liczby słów, znaków lub znaków ze spacjami do odpowiedniego arkusza lub, co gorsza, przepisać do zeszytu.

Następnie te same pliki razem z otrzymanymi wskazówkami trzeba zwykle rozesłać do tłumaczy, a po odebraniu ich od tłumaczy po raz kolejny zapisać (według umówionego nazewnictwa, w ściśle określonej lokalizacji), skopiować i przesłać do korektorów, a po kolejnym etapie pracy - znów do klientów.

Kiedy chcemy wystawić fakturę, również musimy skopiować na nią dane dotyczące zlecenia, jak na przykład numery zleceń, daty, dane firmowe lub nazwy plików - i oczywiście nie możemy się tu pomylić, więc warto robić to na bieżąco. A jeżeli chcemy w jakikolwiek sposób przeanalizować sytuację finansową firmy, to musimy zadbać o to, aby dane o wykonanych zleceniach zostały skopiowane na przykład do kolejnego arkusza kalkulacyjnego udostępnionego dla całej firmy lub innego programu, który za to odpowiada.

Przyczyny

Niestety kopiowanie danych jest jedną z najczęściej wykonywanych czynności w pracy project managera w biurze tłumaczeń. Jakie są tego przyczyny? W dużej mierze paradoksalnie jest to... brak czasu. Niekiedy szybciej jest coś po prostu skopiować, niż zadbać o to, aby dane zostały automatycznie przeniesione w inne miejsce - szybciej i bez ryzyka pomyłki.

Przyczyną może być także brak wiedzy lub umiejętności, albo nawet świadomości tego, że istnieją gotowe rozwiązania, które mogą wykonywać, przynajmniej częściowo, właśnie tę pracę. Tak rozumiana automatyzacja jest powszechnie używana w wielu różnych branżach, o czym świadczy chociażby mnogość rozwiązań informatycznych służących do kopiowania danych pomiędzy systemami, ale z jakichś powodów ten temat zdaje się nadal omijać branżę tłumaczeń.

Skutki

Samo w sobie kopiowanie i wklejanie, oprócz tego, że jest żmudną i niewdzięczną czynnością, nie jest jeszcze problemem. Dopiero liczba popełnianych przy tym zwykłych ludzkich błędów, a także towarzyszący temu poziom stresu - jest rzeczywiście kwestią wymagającą zdecydowanego działania. Manualne wykonywanie żmudnych czynności generuje też spore opóźnienia. Z tej przyczyny klienci często decydują się na bezpośrednią współpracę z tłumaczami, uważając że sami są w stanie wiele rzeczy ustalić i zrealizować szybciej.

Jeżeli klienci postrzegają biura tłumaczeń jako "pośredników", to ich zachowanie i nastawienie będzie również wpływać negatywnie na samych pracowników i właścicieli biur tłumaczeń. Trudno się zatem dziwić osobom mającym kontakt z klientem, u których często można zaobserwować brak motywacji i chęci do działania. Zwłaszcza, że zwykle sami mają świadomość tego, że praca, którą wykonują, mogłaby być z powodzeniem zastąpiona przez współczesne narzędzia. To wszystko może być jedną z przyczyn obniżania cen usług, a co za tym idzie, również niskich zarobków w branży tłumaczeń.

Rozwiązania

Zmiana świadomości i sposobu postrzegania biur tłumaczeń poza branżą jest zadaniem bardzo trudnym. Patrząc z perspektywy pracowników biur tłumaczeń, ich celem na pewno powinno być postawienie nacisku na prezentację istotnych wartości płynących z ich pracy. Warto zatem skupić się na podkreślaniu znaczenia profesjonalnej opieki tłumaczeniowej i najwyższych standardach prowadzenia projektów tłumaczeniowych tak, aby klient był w stanie te wartości dostrzec.

Te cele można osiągnąć korzystając z wielu współczesnych rozwiązań informatycznych. Najprostszym sposobem jest np. korzystanie z narzędzi do szybkiego współdzielenia plików, jak Dropbox, Box czy OneDrive. Dzięki tego typu rozwiązaniom można wyeliminować ciągłe kopiowanie, wklejanie, przesyłanie i odbieranie plików od wykonawców, współpracowników czy klientów.

Nawet popularny w prywatnym użytku Google Drive - jako narzędzie do synchronicznej pracy nad arkuszami kalkulacyjnymi, dokumentami, prezentacjami, ale także współdzielenia innych danych - może pomóc w poprawie jakości i szybkości pracy oraz wyeliminować wiele błędów.

Przy nawet niewielkiej znajomości dowolnego języka programowania lub współpracując z informatykiem, można pokusić się o stworzenie zestawu dedykowanych programów, skryptów lub wtyczek czy narzędzi, które będą upraszczać wiele zadań wykonywanych każdego dnia w biurze tłumaczeń. W ten sposób można na przykład stworzyć skrypt, który będzie automatycznie zapisywał wszystkie załączniki otrzymane w wiadomościach z zapytaniem o wycenę do systemu współdzielenia plików i wysyłał powiadomienie do pracowników o konieczności sporządzenia wyceny.

Istnieją także rozwiązania, które w szybki i prosty sposób potrafią przeanalizować każdy wskazany plik pod kątem liczby słów, znaków czy znaków ze spacjami, dzięki czemu pracownicy biura tłumaczeń nie będą musieli używać do tego celu niezbyt wygodnych narzędzi z pakietu Office, obrabiać tekstów, a w niektórych sytuacjach przeklejać ich i kopiować tak otrzymanych wartości.

Oczywiście najkorzystniejszym rozwiązaniem wspomnianych wyżej kwestii jest użycie kompleksowych rozwiązań, które łączą wszystkie te pomysły, automatyzując czynności na każdym etapie pracy biura. Jednym z takich rozwiązań jest program Mantreo.

W Mantreo każda wiadomość z zapytaniem o wycenę zostaje automatycznie zapisana w zakładce wiadomości, skąd jednym kliknięciem można sporządzić z niej estetyczną wycenę dla klienta. Przesłane przez zleceniodawcę pliki zostają automatycznie zapisane w naszej bezpiecznej chmurze i przeskanowane, czyli zliczamy w nich znaki i słowa.

Automatyzacja skanowania plików w Mantreo

Kopie zapasowe tych plików, tworzone w czasie rzeczywistym, trzymamy w trzech niezależnych lokalizacjach w Europie. Używając Mantreo nie musisz zatem zapisywać i kopiować plików, ani pamiętać o tym, aby wszystkie istotne informacje z e-maila uwzględnić podczas tworzenia wycen lub skopiować je na zapasowy dysk na koniec dnia. Informacje od klienta automatycznie trafiają do Twojego systemu, a wyznaczeni pracownicy mogą mieć do nich natychmiastowy dostęp.

Również zarządzanie zadaniami, odbieranie plików i przesyłanie ich do klienta jest w Mantreo bardzo łatwe. Dzięki temu, że podgląd całego projektu znajduje się na jednej stronie, każdy pracownik biura tłumaczeń od razu widzi wszystkie niezbędne informacje – dane o zleceniodawcy, rozliczeniach, finansach, wykonywane zadania i ich stan, a także pliki projektu i wszystkie wiadomości wymienione z klientem i tłumaczami.

Wystawianie faktury w Mantreo

Wystawienie faktury w Mantreo możliwe jest na każdym etapie, a dane na fakturze są automatycznie kopiowane z danych z projektu, dzięki czemu eliminujemy ryzyko pomyłki i znacząco przyspieszamy cały proces. Na fakturze możesz zawrzeć dane, które są dla Ciebie istotne, jak na przykład nazwy plików, identyfikator z systemu klienta, pary językowe, numery zleceń itp.

Podsumowanie

Praca nad poprawą wizerunku branży tłumaczeniowej w Polsce wydaje się zadaniem niełatwym i oczywiście znacznie bardziej złożonym niż opisaliśmy w tym artykule. Niemniej, jeżeli męczy Cię ciągłe kopiowanie i wklejanie danych, zachęcamy do wypróbowania współczesnych rozwiązań automatyzujących pracę biur tłumaczeń. Z pewnością ta zmiana będzie zauważalna dla Twoich klientów i może również korzystnie wpłynie na zmiany wizerunkowe dla całej branży.

Interesuje Cię branża tłumaczeń?

Podaj adres e-mail, na który chcesz otrzymywać aktualności i nowinki branżowe (co 2 tygodnie). Obiecujemy: żadnej sprzedaży i rekrutacji!
Zgadzam się na przetwarzanie danych

Komentarze

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (szczegóły: polityka prywatności), a wchodząc na nią wyrażasz na to zgodę, według ustawień Twojej przeglądarki. Możesz w każdej chwili zmienić swoje ustawienia. Dopóki tego nie zrobisz, przeglądasz stronę z wykorzystaniem tych plików.  Zgadzam się