Podbój rynków zagranicznych to cel każdego ambitnego przedsiębiorcy. I nie bez powodu! Kontrahenci z innych krajów to nie tylko możliwość zapewnienia swojemu biznesowi lepszej stabilności finansowej i stałego dopływu zleceń, lecz również większy prestiż. Jednak rozpoczęcie działalności międzynarodowej wymaga również zapewnienia możliwości efektywnej komunikacji. Jakie są opcje i na co zwrócić uwagę, wybierając dostawcę usług językowych? Co warto przemyśleć, przed przystąpieniem do negocjacji? I dlaczego biuro tłumaczeń wcale nie musi mieć własnego biura? Na te pytania postaramy się udzielić odpowiedzi w niniejszym artykule.
Czym jest biuro tłumaczeń?
Wielu klientów przy pierwszym kontakcie błędnie zakłada, że biuro tłumaczeń to po prostu określone miejsce, gdzie przy dziesiątkach biurek niczym w korporacji pracują w pocie czoła tłumacze różnych języków. Tymczasem biura tłumaczeń dzielą się na dwie kategorie:
- firmy posiadające bazę tłumaczy stacjonarnych, którzy pracują w firmowych pomieszczeniach i są do dyspozycji na cały lub część etatu,
- organizacje współpracujące z tłumaczami całkowicie zdalnie, które pełnią wyłącznie rolę pośrednika.
Łącznikiem na linii klient-tłumacz jest zawsze project manager. Podczas negocjowania umowy o dostawę usług tłumaczeniowych, warto dowiedzieć się, czy biuro oferuje możliwość przypisania indywidualnego project managera dla konkretnego klienta. Jest to opcja bardzo korzystna z punktu widzenia ergonomii pracy i oszczędności czasu, a także ewentualnego kontaktu w sytuacjach awaryjnych. Project manager odpowiada za odebranie tekstu i przydzielenie odpowiedniego tłumacza, który z kolei określa termin realizacji zlecenia, a w przypadku współpracy zdalnej – również cenę, do której doliczana jest marża biura tłumaczeń. Ale zaraz, zaraz – jaka marża?
Biuro tłumaczeń a tłumacz freelancer
Otóż biuro tłumaczeń, jak każdy pośrednik, do kwoty netto dolicza stawkę za swoje usługi. Dlaczego więc nie nawiązać współpracy bezpośrednio z tłumaczem? Byłoby taniej, dokumenty tłumaczyłaby zawsze ta sama osoba, co z kolei przełożyłoby się na spójną bazę terminologiczną i rozwiązania dostosowane ściśle do potrzeb danego klienta... Klucz do odpowiedzi na to pytanie leży w potrzebach klienta.
Biuro tłumaczeń umożliwia przetłumaczenie większej ilości materiału w krótszym czasie – duże zlecenie rozdzielane jest pomiędzy kilku wykonawców, którzy w celu zachowania spójności terminologicznej dzielą pamięć tłumaczeniową lub glosariusz (warto to uściślić, ponieważ nie wszystkie biura korzystają z tego typu rozwiązań). Biuro tłumaczeń to najlepszy wybór także w przypadku konieczności przetłumaczenia tekstów o różnej tematyce, od umów po dokumentację techniczną, na wiele języków – w takiej sytuacji skorzystanie z pomocy pośrednika oszczędza przedsiębiorcy naprawdę dużo czasu.
Nie bez znaczenia pozostaje także długoterminowe wsparcie i odpowiedzialność finansowa. Dobrą praktyką w biznesie jest niepowierzanie zadań przekraczających wartość netto wykonawcy. Profesjonalne biura tłumaczeń posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, co oznacza, że w przypadku poważnego błędu w tłumaczeniu lub niedotrzymania terminu, to właśnie pośrednik poniesie odpowiedzialność względem klienta.
Cechy rzetelnego biura tłumaczeń
Aby uzyskać wymienione wyżej korzyści płynące ze współpracy z biurem tłumaczeń, bez wątpienia ważny jest wybór odpowiedniego partnera. W branży usług tłumaczeniowych każdego roku pojawia się wiele nowych organizacji. Jak więc wybrać tę właściwą?
Prawdopodobieństwo długofalowej współpracy można zwiększyć, zapoznając się z historią i strukturą organizacyjną potencjalnego usługodawcy. Warto skupić się na ofertach tych biur, które utrzymują się na rynku od lat i cieszą dobrą renomą wśród klientów.
Najlepszym potwierdzeniem silnej marki są referencje i rekomendacje od klientów, jednak należy zwrócić także uwagę na opinię danego biura wśród tłumaczy, bo od obszernej i sprawdzonej bazy wykonawców sporo zależy.
Wiele nowo powstałych biur podczas procesu rekrutacji kieruje się wyłącznie kryterium ceny, a niska cena rzadko idzie w parze z wysoką jakością. Dlatego też dobrą praktyką podczas poszukiwania odpowiedniej agencji tłumaczeń, jest uzyskanie szczegółowej wiedzy na temat warunków, jakie spełnić muszą aspirujący do pracy w jej szeregach tłumacze. Jak to zrobić? Można zapytać, czy dane biuro posiada np. certyfikat ISO 9001 – międzynarodową normę, określającą wysoki standard pracy albo czy należy do organizacji branżowych, które przestrzegają kodeksu etyki tłumacza. Jedną z takich organizacji jest Polskie Stowarzyszenie Biur Tłumaczeń, którego kodeks mówi wprost, że członkowie powinni “z szacunkiem odnosić się do tłumaczy i innych dostawców i terminowo regulować wszelkie swoje zobowiązania”.
Po weryfikacji potencjalnych partnerów pod kątem tych kryteriów, przychodzi moment na wybór najlepszej oferty.
Wybór najlepszej oferty
Wybór odpowiedniej oferty tłumaczeniowej to kluczowy etap procesu nawiązywania nowej współpracy. Aby go dokonać, trzeba wskazać kombinacje językowe zamawianych tłumaczeń, zakres poruszanych tematów i dziedzin oraz estymowaną liczbę stron do przetłumaczenia miesięcznie. Istnieją biura tłumaczeń, które oferują wszystkie rodzaje tłumaczeń, a także takie, które specjalizują się wyłącznie w tłumaczeniach konferencyjnych, technicznych, medycznych, prawnych... Wybór jest ogromny, dlatego należy określić swoje potrzeby przed przystąpieniem do negocjacji.
Nie bez znaczenia pozostaje także zaplecze techniczne. Mogłoby się wydawać, że w dobie nowoczesnych technologii zaawansowane narzędzia wspomagające tłumaczenie, które umożliwiają tworzenie dedykowanych glosariuszy to norma, jednak nie wszystkie agencje tłumaczeniowe z nich korzystają. A szkoda, ponieważ w przypadku dużych projektów rozdzielanych pomiędzy różnych tłumaczy spójność terminologiczna odgrywa bardzo ważną rolę.
Podobnie zresztą jak bezpieczeństwo informatyczne. Jeśli bowiem zlecane do tłumaczenia teksty są poufne, zawierają dane osobowe, finansowe czy poruszają ważne kwestie prawne, to bardzo istotne jest jak te pliki będą przekazywane pomiędzy biurem tłumaczeń a tłumaczami i korektorami (lepiej nie w wiadomościach e-mail), jak będą przechowywane (szyfrowanie danych) i kto będzie miał do nich dostęp.
Dobrym pomysłem jest także zweryfikowanie kwestii prawnych - nie tylko upewnienie się, że dana agencja przestrzega przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (jak niesławne RODO/GDPR), ale także sprawdzenie co zawiera umowa, regulamin czy ogólne warunki świadczenia usług w zakresie poufności i ochrony danych, a także czy wszyscy podwykonawcy podpisali klauzulę poufności (NDA). Gwarantuje to bezpieczeństwo wrażliwych informacji handlowych i najwyższy standard współpracy.
A co z jakością?
Jak pisał Juliusz Słowacki, który wszak wielkim poetą był:
Chodzi mi o to, aby język giętki powiedział wszystko, co pomyśli głowa...
Ale co jeśli się jednak nie uda? Co jeśli ważna umowa nie zostanie przetłumaczona na czas albo dokumentacja techniczna zawierać będzie błędy, które uniemożliwią dalszą realizację procesu produkcyjnego?
Renomowane i profesjonalne biuro tłumaczeń nigdy nie pozostawi klienta bez pomocy. Wiele tego rodzaju firm oferuje całodobowy kontakt z osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie kryzysowe, co jest szczególnie ważne np. w przypadku odkrycia nieprawidłowości w dokumentacji eksportowej przez służby celne, skutkującego wstrzymaniem transportu i wymuszonym postojem na granicy.
Zazwyczaj obsługa reklamacyjna wliczona jest w cenę tłumaczenia, dlatego warto pamiętać, aby wybierając dostawcę usług językowych nie kierować się wyłącznie niską ceną. Tutaj sytuacja wygląda podobnie, jak w przypadku zakupu samochodu – warto wybrać najdroższą opcję, na jaką nas stać, bo oszczędność na tym etapie może odbić się czkawką podczas eksploatacji.
Podsumowanie
Podobnie jak we wszystkich innych branżach usługowych, wyodrębnienie spośród setek ofert tej właściwej nie należy do najłatwiejszych zadań. Zasady zawarte w tym artykule stanowią mapę, która pomoże Ci nie zgubić się w gąszczu propozycji współpracy. Stając w obliczu wyboru odpowiedniego biura tłumaczeń pamiętaj przede wszystkim o sprawdzeniu jego opinii w branży, bazy tłumaczy i standardów pracy, jakimi się kieruje.
Komentarze