W naszych rozmowach z klientami często podkreślali oni fakt, że gdyby istniała możliwość całościowego przedstawienia wszystkich prowadzonych w danej chwili projektów (na jednym ekranie), byłoby im łatwiej zorientować się w tym ile jest jeszcze pilnej (i mniej pilnej) pracy do wykonania, jakie jest bieżące obłożenie biura i jakie będzie ono w dającej się przewidzieć przyszłości, a także umożliwiłoby to koordynację działań marketingowo-sprzedażowych, urlopów itp. z bieżącymi projektami.
Między innymi w tym celu stworzyliśmy w Mantreo widok tablicy kanbanowej.
Kanban
Samo słowo kanban można przetłumaczyć jako „spis widoczny”. Metoda ta opiera się na cyrkulacji poszczególnych kart wyrobów i współcześnie oznacza także system zorganizowanego planowania i kontroli zadań w procesie wytwarzania produktów.
Często korzysta się z tej metody w kontekście zarządzania projektami (najczęściej w procesie tworzenia oprogramowania), ponieważ wprowadza ona:
- wizualizację - najczęściej w formie tablicy kanbanowej,
- ograniczenie pracy w toku,
- zarządzanie przepływem zadań.
Zasady te, zgodne zarówno z lean management, jak też z metodami zwinnymi (agile), można z powodzeniem stosować również w biurach tłumaczeń.
Tablica kanbanowa
Najprostsza tablica kanbanowa składa się z trzech kolumn: "do zrobienia", "wykonywane" i "zrobione", choć dobrą praktyką jest dostosowanie kolumn do poszczególnych etapów procesu specyficznych dla danej branży. Karty na tablicy symbolizują realizowane w danej chwili zadania i powinny zawierać najważniejsze dla project managerów informacje.
Zobrazowanie realizowanych projektów w tej formie umożliwia określenie limitów pracy w toku, a także wprowadzenie systematycznego pomiaru i optymalizację procesów wytwórczych w przedsiębiorstwie.
Widok Kanban w Mantreo
Na tablicy kanbanowej w Mantreo zobaczysz wszystkie prowadzone obecnie projekty z podziałem na poszczególne etapy. Na karcie projektu znajdują się najważniejsze informacje:
- numer i przedmiot projektu,
- nazwa zleceniodawcy,
- lista zadań, ich stan i wykonawcy, a także procent wykonania prac w projekcie,
- termin wykonania.
Sygnalizowane są także sytuacje niekorzystne, jak np. brak zadań w projekcie, brak przypisania wykonawcy do zadania, czy niewłaściwy stan projektu (np. kiedy wykonane są wszystkie zadania, a projekt jest w stanie “w realizacji”).
Możliwa jest także szybka zmiana stanu zlecenia, poprzez przeciągnięcie wybranej karty do właściwej kolumny.
Kiedy zmieniamy w ten sposób wycenę w zlecenie, możliwa jest również zmiana dat rozpoczęcia i zakończenia prac, a także wysłanie potwierdzenia do zleceniodawcy (tak samo, jak na stronie projektu). W rezultacie projekt otrzyma unikalny numer zlecenia.
Oczywiście w każdej chwili można otworzyć stronę projektu (w nowej karcie), klikając na jego numer.
Mamy nadzieję, że nowa funkcja przypadnie naszym użytkownikom do gustu i umożliwi łatwiejsze zarządzanie projektami w biurach tłumaczeń.
Komentarze