Prowadzenie małego biura tłumaczeń, podobnie jak innych działalności jednoosobowych, wiąże się często z koniecznością dużej wszechstronności ze strony organizacyjnej. Osoba prowadząca tego typu firmę nierzadko odpowiada nie tylko za tłumaczenia, lecz również za sprawy księgowe, rozliczenia z klientami, korespondencję, przyjmowanie i wycenę zleceń, reklamę i marketing, co w praktyce oznacza nadmiar pracy i stały niedobór mocy roboczych. A przecież niezależnie od tego, jaką aktywnością zawodową się zajmujemy, doba dalej ma tylko 24 godziny.
Jak więc pogodzić wszystkie te czynności, oszczędzając pieniądze i jednocześnie osiągając dobre rezultaty oraz czas niezbędny na sen i życie osobiste?
Lepsze zarządzanie czasem
Podobnie jak w innych dziedzinach życia, w codzienności XXI wieku wszystko rozbija się o zwiększanie produktywności własnej i pracowników, a także doprowadzenie do sytuacji, w której jedna osoba mniejszym nakładem pracy będzie w stanie osiągnąć najlepsze dostępne rezultaty. Można to osiągnąć na wiele sposobów, takich jak ograniczanie wewnętrznych spotkań w czasie pracy, więcej kontaktu telefonicznego, w ramach którego można szybciej rozwiązać naglący problem, niż w przypadku przeciągającej się korespondencji mailowej, skuteczniejsza komunikacja dzięki korzystaniu z nowoczesnych narzędzi, takich jak powiadomienia e-mail przychodzące na telefon lub smartwatch.
Wymienione powyżej narzędzia podnoszenia skuteczności komunikacji to jednak zaledwie kropla w morzu ogromnych potrzeb klientów. Co w takim razie zrobić, jeśli te podstawowe środki zaradcze nie rozwiązują problemu, lista zleceń rośnie, a wraz z nią bałagan w papierach i organizacyjny chaos? W takiej sytuacji na pewno warto zacząć od szkoleń z zakresu zarządzania czasem. Jest to bardzo modny temat, który ściśle wiąże się z rozwojem osobistym. Dodatkowym plusem jest to, że dzięki powszechnej internetyzacji, wiele informacji można znaleźć za darmo w sieci. Jednak aby osiągnąć naprawdę dobre rezultaty, warto zainwestować w szkolenia i seminaria z tego zagadnienia. Najpopularniejsze metody, jakie znajdziemy to np.:
- prowadzenie grafiku zadań i spotkań,
- określanie celów tygodniowych, miesięcznych i rocznych,
- podział dnia na czas „dla klientów” i czas „na pracę”,
- dzienne listy rzeczy do zrobienia (tzw. „to-do lists”).
Eliminowanie i delegowanie
Zanim zacznie dziać się magia, przed nami sporo procesów myślowych. Pracę najlepiej zacząć od poznania swojego „wroga” – czyli profesjonalnej rutyny dnia codziennego, którą chcemy przekształcić w dynamiczną i skuteczną działalność. Zgodnie z filozofią ciągłego doskonalenia, pierwszym krokiem na drodze do celu powinno być zidentyfikowanie i usunięcie wszystkich niepotrzebnych zadań i czynności. W praktyce oznacza to, że musimy zastanowić się, które z wykonywanych działań przynoszą realną wartość firmie, a które nie, i jak najszybciej wyeliminować te drugie. Im prędzej to zrobimy, tym bardziej zwiększą się nasze zyski.
Po wstępnej selekcji i pozbyciu się bezwartościowych kroków, na które codziennie tracimy cenny czas, przychodzi czas na etap drugi – delegowanie obowiązków. Osoby odznaczające się dużą potrzebą kontrolowania środowiska wokół siebie, a także dumni posiadacze syndromu „zosi samosi” i „ja to zrobię lepiej” mogą napotkać na tym etapie trudną do sforsowania barierę. Warto jednak przekonać się, że nie wszystko da się, a nawet nie wszystko powinno się robić samemu. W przypadku kilkuosobowych biur tłumaczeń, które oferują praktyki i staże studentom, warto rozważyć opcję odciążenia Project Managera i zlecenia wykonania skanów dokumentacji oraz wstępnego OCR-u stażystom. Może wymagać to sporo cierpliwości, ale w efekcie Project Manager będzie mieć więcej czasu na kontakt z klientami i tłumaczami, co bezpośrednio przełoży się na wizerunek biura i satysfakcję kontrahentów.
Sytuacja komplikuje się w przypadku działalności jednoosobowej. Wielu profesjonalnych tłumaczy nie przyjmuje praktykantów ani stażystów, ponieważ wierzą, że w ten sposób sprzedają swoje „know-how” młodym wilkom. W rezultacie tacy zawodowcy pracują i po 18 godzin na dobę, aby dopiąć wszystko na ostatni guzik. Oczywiście można również zatrudnić kogoś na stałe, a przed wrogim przejęciem zabezpieczyć się za pomocą odpowiedniej klauzuli, jednak jest to dość kosztowny środek ostrożności, który może nie zwrócić się w pełni. Decydując się na ten wariant, warto najpierw obliczyć, ile jesteśmy w stanie zyskać poświęcając cały swój czas na kwestie stanowiące trzon działalności, zamiast zajmowania się sprawami organizacyjnymi.
W ostatnich czasach bardzo modną profesją stało się wsparcie zdalne. Osoby wykonujące ten zawód nazywają siebie „wirtualnymi asystentkami/asystentami”. Ich pomoc w prowadzeniu działalności niewątpliwie wiąże się z niższymi kosztami, niż w przypadku zatrudnienia pracownika na etat, ale jest także obwarowana warunkami. Najpierw trzeba znaleźć dobrą wirtualną asystentkę, a następnie sporządzić instrukcję, zgodnie z którą nasze wsparcie będzie odbierać telefony od klientów, załatwiać sprawy biurowe i wykonywać łatwiejsze wyceny. Średni koszt usług wirtualnej asystentki to około 600 zł za 10 roboczogodzin w miesiącu.
Automatyzacja – królowa sprawnego zarządzania czasem
Automatyzacja procesów to trzeci i ostatni etap optymalizacji zarządzania czasem i mocami przerobowymi w biurze tłumaczeń. Chociaż zdaniem niektórych całe życie można prowadzić swoje interesy na papierze albo w arkuszu kalkulacyjnym, warto jednak poszerzyć horyzonty i otworzyć się na nowoczesne technologie. Potrafią one nie tylko usprawnić samo tłumaczenie, lecz również pomóc w uporaniu się z dokumentacją projektową, fakturami, relacjami z klientami, wycenami i bazami danych.
Najlepiej sprawdzą się w tym zakresie nowoczesne narzędzia informatyczne takie jak systemy CRM (oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami) i TMS (oprogramowanie do zarządzania projektami tłumaczeniowymi). Rozwiązania te kompleksowo wspierają obsługę wszystkich czynności związanych z prowadzeniem własnej działalności tłumaczeniowej: od tworzenia list klientów i tłumaczy, poprzez wyceny oraz zarządzanie projektami i zadaniami przydzielonymi do poszczególnych podwykonawców, aż po fakturowanie i rozliczanie kontrahentów.
Szczególnie przydatną funkcją jest możliwość tworzenia indywidualnych kartotek dla klientów i tłumaczy, w których można zamieścić informacje o cenniku, stawkach, warunkach płatności. Wiele programów oferuje także opcję podpięcia do takiego katalogu dedykowanej pamięci tłumaczeniowej oraz glosariusza, co jest niesłychanie przydatne w przypadku konieczności zastąpienia jednego podwykonawcy innym. Jedną z bolączek biur tłumaczeń jest obsługa wielojęzycznych, ogromnych projektów, które wymagają współpracy z wieloma tłumaczami z różnych krajów, korzystającymi z innych walut oraz innych metod rozliczania swojej pracy. Wybierając oprogramowanie TMS dla swojego biura, warto zwrócić uwagę na to, czy zostało ono wyposażone w opcję automatycznego przeliczania jednostek i walut, która przy skomplikowanych rozliczeniach okaże się wprost bezcenna dla Project Managera i pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu!
Bez wątpienia żyjemy w czasach, gdzie efektywność bezpośrednio i w ogromnym stopniu przekłada się na rentowność biznesu. Jednak warto pamiętać, że nawet najwydajniejszy silnik nie będzie w stanie rozwinąć pełni swoich możliwości bez odpowiedniego osprzętu. Podobnie rzecz wygląda w przypadku dostawców usług językowych – niezależnie od profesjonalnego zaplecza i warsztatu tłumaczeniowego, osiągnięcie sukcesu finansowego bez właściwie zorganizowanej infrastruktury będzie bardzo trudne i męczące. A długotrwałe zmęczenie pracą i znajdowanie się pod wpływem stresu, jaki niewątpliwie powoduje organizacyjny chaos, prędzej czy później doprowadzi do wypalenia zawodowego, co uniemożliwi dalszą działalność.
W obliczu powyższego warto w miarę możliwości zabezpieczyć się przed tą przykrą ewentualnością i powierzyć część pracy nowoczesnym technologiom. W ten sposób, zasypując maszyny naszą papierkową robotą, sprawimy, że nie będą miały czasu myśleć, jak przejąć władzę nad światem i udaremnimy ich plany.
Komentarze