Project manager w biurze tłumaczeń. Jakich umiejętności potrzebuje?

Opublikowano Zarządzanie projektami

Jakich umiejętności potrzebuje koordynator projektów w biurze tłumaczeń?

Project manager w biurze tłumaczeń zarządza projektami, organizuje pracę tłumaczy i odpowiada przed klientem. Jakich umiejętności potrzebuje, żeby pełnić to stanowisko? Dowiesz się z niniejszego artykułu.

Praca nad projektami zwykle składa się z 4 etapów: inicjacja, planowanie, egzekucja i zamknięcie. Każdy z etapów charakteryzują odmienne zadania, ale nad każdym etapem czuwa ten sam człowiek: project manager. W niniejszym artykule przybliżymy funkcję PM w biurze tłumaczeń i odpowiemy na poniższe pytania:

  • kim jest project manager w biurze tłumaczeń?
  • czy projekt manager musi być tłumaczem?
  • jakich umiejętności potrzebuje project manager?

Kim jest project manager?

Najprościej rzecz ujmując project manager to osoba, która doprowadza projekt do końca. Oznacza to, że koordynuje realizację całego procesu. Planuje działania, rozdziela zadania pomiędzy członków zespołu, pilnuje harmonogramu pracy oraz dba, aby poszczególne etapy projektu zostały wykonane w terminie. Na tym jednak obowiązki szefa projektu się nie kończą, bo ponadto PM jest łącznikiem między klientem a wykonawcą zlecenia.

Oznacza to, że do codziennych zadań project managera należy także prowadzenie spotkań statusowych w zespole i raportowanie wyników zleceniodawcy. To ważna część jego pracy! Bez sprawnej komunikacji z obiema stronami kierownik projektu nie mógłby przewidzieć zagrożeń i nie znalazłby rozwiązań rozmaitych problemów, które mogą pojawić się po drodze.

Wyobraź sobie, że w trakcie realizacji dużego zlecenia jeden z tłumaczy rozchorował się, a reszta zespołu nie może przejąć jego obowiązków. Co wówczas robi project manager? W pierwszej kolejności informuje klienta o możliwym przesunięciu terminu oddania tekstu, by ten nie był zaniepokojony nieustalonymi zmianami, a następnie szuka zastępstwa albo ustala z klientem nowy, satysfakcjonujący dla obu stron deadline. Tak wygląda część obowiązków project managera - na pierwszy rzut oka widać, że nie jest to praca łatwa.

Czy dobry project manager powinien być tłumaczem?

Chociaż specyfika każdego projektu jest inna, bo zależy między innymi od branży, klienta i zlecenia, to umiejętności, którymi powinien dysponować project manager, są uniwersalne. Pytanie więc, czy wystarczy być dobrym tłumaczem, aby być dobrym project managerem? Albo, czy kierownik projektu w biurze tłumaczeń w ogóle musi być tłumaczem? Odpowiedź na oba pytania brzmi: nie.

Project manager nie musi być tłumaczem. Jego praca polega na zarządzaniu projektem i członkami zespołu. Oczywiście, tłumaczowi na stanowisku project managera będzie łatwiej porozumieć się z tłumaczami, zrozumieć zawiłości tekstu źródłowego (i/lub docelowego) i trudności, z którymi może zmierzyć się tłumacz, ale co do zasady obie funkcje wymagają odmiennych umiejętności - przynajmniej tych dominujących. Koordynator w biurze tłumaczeń powinien przynajmniej znać specyfikę pracy tłumacza oraz wiedzieć, jak wygląda proces tłumaczenia tekstu, by móc planować prace projektowe i skutecznie komunikować się na linii klient-tłumacz.

Praca project managera w biurze tłumaczeń nie jest łatwa

Umiejętności, których potrzebuje project manager

Umiejętność planowania

Dobry project manager potrafi planować. Oznacza to, że znając cel (np. przetłumaczyć 30 tekstów) i termin realizacji (w ciągu dwóch miesięcy) umie dobrać taki plan działania, by przejść z punktu A do punktu B uwzględniając zasoby (czas, zespół, budżet), którymi dysponuje. Potrafi wyznaczać cele strategiczne i dzielić je na mniejsze cele operacyjne i taktyczne. Jest elastyczny, więc dobrze odnajduje się w zmieniającym się otoczeniu.

Umiejętność organizacji pracy i delegowania zadań

Kierownik projektu wie, że projekty realizują całe zespoły. Do tego zna swoich wykonawców, ich predyspozycje i preferencje, a zatem potrafi zorganizować pracę w taki sposób, by realizacja konkretnych zadań przypadła tym osobom, które potencjalnie mogą najlepiej wykonać dane zadanie.

Umiejętność zarządzania czasem

Mówi się, że nie można zarządzać czasem, ale można zarządzać sobą w czasie. To prawda i każdy project manager zdaje sobie z tego sprawę. Potrafi więc określić ramy czasowe, w jakich poszczególne zadania i cały projekt mają zostać zrealizowane. To on wyznacza priorytety i nadaje rytm pracy. Pilnuje, aby tłumacze przestrzegali deadline’ów oraz umie radzić sobie z presją czasu.

Oznacza to również, że koordynator musi być odporny na stres. Zwłaszcza gdy spływają reklamacje, tłumacz odsyła tekst w ostatniej chwili lub, gdy trzeba wykonać weryfikację tekstu tuż przed terminem przekazania pracy klientowi.

Umiejętność monitorowania postępów i egzekwowania planów

Mając harmonogram działań, PM monitoruje postępy, jakie czynią tłumacze oraz egzekwuje realizację planów. Do tego uczestniczy w określaniu tzw. KPI (z ang. key performance indicators), czyli kluczowych wskaźników efektywności, na które wpływ ma proces zarządzania projektami. Dzięki dobrze dobranym KPI właściciele i pracownicy firmy poznają, że praca posuwa się do przodu albo stoi w miejscu, a szef projektu realnie przyczynia się do sukcesu przedsiębiorstwa.

Umiejętność pracy z narzędziami CAT

Programy typu CAT, czyli Computer Assisted Translation, wspomagają pracę przede wszystkim tłumaczy - poprzez użycie pamięci tłumaczeniowych, baz terminologicznych, dopasowań, a nawet tłumaczeń maszynowych. Project manager powinien przede wszystkim znać pojęcia związane z pracą z tymi programami, jak np. fuzzy matches czy exact matches, ale także umieć efektywnie wspomagać tłumaczy w pracy z narzędziami, np. poprzez udostępnianie baz terminologicznych specyficznych dla klienta czy zarządzanie pamięciami tłumaczeniowymi na poziomie projektu, klienta lub firmy.

Umiejętność komunikacji

Project manager w biurze tłumaczeń to łącznik między klientem a zespołem tłumaczy. Co to oznacza? Przede wszystkim, że skuteczny PM musi wiedzieć, jak komunikować się z obiema stronami, żeby strumień informacji przepływał bez zakłóceń. Sposobem, z którego na co dzień korzystają project managerowie, są statusy i raporty.

Statusy to cykliczne spotkania (niekoniecznie fizyczne, mogą być wirtualne) z zespołem tłumaczy, podczas których tłumacze opowiadają koordynatorowi o postępach, które poczynili. Raporty z kolei to mniej lub bardziej sformalizowane dokumenty z informacją o przebiegu pracy, które szef projektu przekazuje klientowi. Oczywiście nie zawsze i nie w każdej sytuacji trzeba i warto stosować te narzędzia - umiejętne dobranie ich do rozmiaru i specyfiki projektu również jest domeną doświadczonego managera projektu.

Umiejętność zarządzania ryzykiem

Project manager musi umieć przewidywać trudności i zapobiegać problemom, które mogą wydarzyć się podczas realizacji projektu. W ten sposób kontroluje ryzyko niepowodzenia. Gdyby na przykład nie wziął pod uwagę okresu wakacyjnego, mogłoby się okazać, że nie dysponuje odpowiednią liczbą tłumaczy potrzebnych do realizacji danego zlecenia. Wtedy nie dotrzymałby terminu i w efekcie biuro tłumaczeń straciłoby w oczach klienta.

Koordynator musi również zabezpieczyć się na wypadek na przykład braku prądu czy przerwy w dostawie internetu w biurze lub innych losowych zdarzeń, które mogą stanąć na drodze do realizacji zlecenia.

Umiejętność budżetowania

Project manager bierze udział w wycenie zlecenia. Zna budżet klienta, szacuje koszty realizacji tłumaczeń oraz dba o odpowiednią marżę biura tłumaczeń. Dzięki temu jest w stanie zaplanować budżet projektu i dobrać do współpracy odpowiednich podwykonawców. Bez umiejętności planowania budżetu PM „przepalałby” pieniądze i sprawiał, że realizacja zleceń byłaby nieopłacalna.

Jak rozwijać umiejętności jako project manager?

Aby rozwinąć umiejętności project managerskie, potrzebujesz trzech elementów: wiedzy, czasu i praktyki. O ile nie jesteśmy w stanie podpowiedzieć, jak znaleźć czas na naukę i jak szlifować poszczególne umiejętności, to możemy wskazać, gdzie warto szukać wiedzy. Oto trzy źródła, po które warto sięgnąć.

4-godzinny tydzień pracy – Timothy Ferriss

Wiem, co myślisz: „4-godzinny tydzień pracy? Jasne. To niemożliwe”. To prawda. Project managerowie nie pracują 4 godzin w tygodniu. Mimo to warto przeczytać tę książkę, bo dowiesz się z niej:

  • jak wyznaczać priorytety,
  • jak zautomatyzować powtarzalne działania,
  • jak delegować zadania,
  • jak znaleźć równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

4-godzinny tydzień pracy – Timothy Ferriss

Getting things done – David Allen

Po lekturze „Getting things done” poczujesz ulgę oraz przestaniesz pędzić i zaczniesz „kontrolować czas”, bo dowiesz się:

  • jak grupować zadania i organizować pracę,
  • jak pozbyć się dystraktorów i eliminować zbędne zadania,
  • jak skutecznie planować.

Getting things done – David Allen

Jak zapanować nad czasem, zadaniami, projektami i życiem w 10 krokach (webinar Nozbe)

Nozbe to polska firma, która udostępnia narzędzie do zarządzania zadaniami. Jej założyciel – Michał Śliwiński – pasjonuje się efektywnością oraz wspomnianą wyżej metodyką GTD („Getting Things Done”), o której opowiada w poniższym webinarze. Z nagrania dowiesz się:

  • jak oczyścić umysł,
  • jak określić priorytety,
  • jak dbać o otoczenie, by wspierało produktywność.

Praca project managera w biurze tłumaczeń

Praca project managera bez wątpienia jest trudna. Zwłaszcza dlatego, że wymaga, by PM połączył wymagania klientów z zasobami, którymi dysponuje biuro tłumaczeń. Skuteczny project manager wywiązuje się z obowiązków wtedy, kiedy świetnie odnajduje się w zmieniającym się środowisku, potrafi planować i organizować pracę oraz przewidywać trudności, które mogą pojawić się podczas realizacji zlecenia.

Opanowując umiejętności opisane w niniejszym artykule, dodając do tego praktykę i chęć nieustannego rozwoju, masz szansę stać się lepszym szefem projektu i odnaleźć swoją wymarzoną pracę w tej trudnej, ale satysfakcjonującej dziedzinie.

Interesuje Cię branża tłumaczeń?

Podaj adres e-mail, na który chcesz otrzymywać aktualności i nowinki branżowe (co 2 tygodnie). Obiecujemy: żadnej sprzedaży i rekrutacji!
Zgadzam się na przetwarzanie danych

Podobne informacje

Project manager w biurze tłumaczeń. Jakich umiejętności potrzebuje?
06.08.2019
Project manager w biurze tłumaczeń. Jakich umiejętności potrzebuje?
Czytaj dalej »

Komentarze

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (szczegóły: polityka prywatności), a wchodząc na nią wyrażasz na to zgodę, według ustawień Twojej przeglądarki. Możesz w każdej chwili zmienić swoje ustawienia. Dopóki tego nie zrobisz, przeglądasz stronę z wykorzystaniem tych plików.  Zgadzam się