Jak wystawić fakturę w Mantreo?

Wystawianie faktury za wykonane tłumaczenie jest w Mantreo czynnością prostą i przyjemną. Po początkowym skonfigurowaniu systemu, czyli wybraniu kilku podstawowych opcji - wszystko w zasadzie dzieje się samo. Bez względu na rodzaj faktury (proforma, faktura z VAT-em, bez VAT-u czy korekta), etap zlecenia, walutę czy język.

Wystawienie faktury do zlecenia

Jeśli prowadzisz projekt tłumaczeniowy w Mantreo, to wystawienie faktury możliwe jest na każdym jego etapie - zarówno przed realizacją (na etapie wyceny), jak też w trakcie czy po zrealizowaniu zlecenia. Wszystkie wystawione faktury widoczne są na stronie projektu, dzięki czemu można je łatwo wysłać do klienta np. razem z przetłumaczonymi plikami.

Jeśli rozliczasz się z klientami co jakiś czas - np. raz w miesiącu - w Mantreo możesz po prostu zaznaczyć wybrane projekty na liście i kliknąć “Faktura zbiorcza” - powstanie faktura do wielu zleceń, która będzie widoczna na stronie każdego z nich.

W Mantreo wystawisz nie tylko fakturę z dowolną stawką VAT (np. 23%, 8%, 5%, 0%), ale także bez VAT (zw., NP czy odwrotne obciążenie) - bez względu na rodzaj zwolnienia (przedmiotowe czy podmiotowe). Możliwe jest także wystawienie proformy lub faktury korygującej, a także pobranie duplikatu każdej wystawionej faktury.

Dane uzupełniają się same

Kiedy prowadzisz zlecenie w Mantreo i zechcesz wystawić do niego fakturę - wszystkie dane podstawią się same:

• dane nabywcy (klienta, zleceniodawcy) - wg danych z bazy klientów,
• język faktury - wg domyślnego języka klienta,
• waluta faktury - wg waluty, w której prowadzony był projekt lub domyślnej waluty klienta,
• stawka VAT - wg domyślnej stawki VAT klienta,
• pozycje na fakturze - zgodnie z wybranym algorytmem doboru pozycji na fakturze.

Pozycje na fakturze

Biuro tłumaczeń, oprócz wzoru numeracji faktur, proform, korekt, domyślnych wartości na fakturze i aspektów czysto graficznych (logo, teksty) może również wybrać algorytm doboru pozycji na fakturze. Określa on na podstawie czego tworzona będzie lista pozycji faktury i jak będzie obliczana jej końcowa kwota.

Dostępne są następujące algorytmy:

1. Dobór na podstawie zleceń - używana jest końcowa cena zlecenia (która nie musi zawsze wynikać z cennika biura, ponieważ może zostać w projekcie zmieniona przez użytkownika):
   • numer zlecenia, np. Zlecenie nr 1/1/2019,
   • numer zlecenia + identyfikator zewnętrzny (dedykowany firmom, które pracują jako podwykonawcy innych firm i w rozliczeniach posługują się ich identyfikatorami zleceń), np. Zlecenie nr 1/1/2019 [IDENT-123456].
2. Dobór na podstawie zadań - używane są ceny zadań (ustawienie innej ceny całego projektu nie będzie wtedy miało odwzorowania na fakturze):
   • nazwa zadania, np. Tłumaczenie pisemne uwierzytelnione POL-ANG,
   • nazwa zadania + nazwa pliku, np. Tłumaczenie pisemne uwierzytelnione POL-ANG - plik dotlumaczenia_pl.docx,
   • nazwa zadania + zewnętrzny identyfikator projektu, np. Tłumaczenie pisemne uwierzytelnione POL-ANG [IDENT-123456],
   • nazwa zadania + numer zlecenia, np. Tłumaczenie pisemne uwierzytelnione POL-ANG - zlecenie 1/1/2019.

Waluty, konta, języki

Fakturę w Mantreo możesz wystawić w 4 językach - po polsku, angielsku, niemiecku i rosyjsku. Obsługiwane są także wszystkie waluty, w których można prowadzić projekt i sporządzić wycenę, czyli PLN, EUR, USD, CHF, GBP i RUB. Kursy walut aktualizowane są na bieżąco na podstawie tabel NBP, a na fakturach walutowych automatycznie pojawia się informacja o kursie z odpowiedniego dnia i według niego przeliczane są kwoty VAT.

Każde biuro tłumaczeń może wprowadzić do Mantreo numery używanych kont walutowych, dzięki czemu numery odpowiednich kont będą pojawiać się na fakturach ze sposobem płatności: przelew.

Płatności i przypomnienia

W Mantreo możesz także przypisywać płatności do faktury (również częściowe). A wszystkie nieopłacone faktury łatwo odfiltrujesz i wyślesz klientom mailowe przypomnienie o zaległościach według szablonu wiadomości (również w 4 językach).

Nabywca inny niż odbiorca/płatnik

Wystawianie faktur dla jednostek samorządu terytorialnego zwykle wiąże się z tym, że na fakturze widnieją dwa podmioty - jeden jest nabywcą, a drugi odbiorcą/płatnikiem. W Mantreo możliwe jest wystawienie takiej faktury, poprzez skorzystanie z opcji “Dodaj odbiorcę/płatnika” i wybranie odpowiedniego płatnika z bazy.

Wystawienie dowolnej faktury, bez zlecenia

W Mantreo możliwe jest również wystawienie faktury w sytuacji, w której biuro tłumaczeń nie realizowało projektu tłumaczeniowego dla klienta - np. faktury za usługi szkoleniowe, marketingowe czy consulting. Jeśli dane klienta wprowadzono wcześniej do bazy, Mantreo może ich użyć - w przeciwnym wypadku trzeba będzie wpisać wszystkie wymagane dane.

Dane z faktur nieprzypisanych do zleceń będą również pojawiać się w raportach finansowych dla firmy, dzięki czemu uprawnione osoby będą dysponować realnym obrazem sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, które świadczy również inne usługi, poza tłumaczeniami.

Inne dokumenty rozliczeniowe

Biura tłumaczeń, które rozliczają się z klientami nie tylko na podstawie faktur, również mogą używać w tym zakresie Mantreo. Możliwe jest bowiem oznaczenie każdego projektu jako rozliczonego (tak, aby system nie proponował już rozliczenia go fakturą) na podstawie dowolnego innego dokumentu, np.:

• paragonu,
• dowodu wpłaty,
• rachunku,
• umowy.

Dodatkowo przy każdym z tych dokumentów można wpisać kwotę, numer i datę wystawienia, dzięki czemu będąc na stronie projektu mamy pełną informację o rozliczeniach finansowych ze zleceniodawcą.

Plik JPK_FA

Wszystkie faktury wystawione w Mantreo mogą zostać pobrane w formie pliku JPK_FA (zestawienie faktur w urzędowym formacie XML), który następnie może zostać zaimportowany do dowolnego systemu księgowego, który posiada taką opcję lub przesłany do urzędu skarbowego na życzenie (według obecnych regulacji prawnych wszyscy przedsiębiorcy mają taki obowiązek).

Zapraszamy do Mantreo

Na rynku istnieje obecnie wiele programów do fakturowania, znajdzie się wśród nich nawet wiele darmowych aplikacji. To co jednak jest bardzo istotne, to kwestia łatwości użycia tych programów i dopasowania do potrzeb biur tłumaczeń. Zaletą Mantreo jest jednoczesne wsparcie każdego etapu procesu tłumaczenia, przez co wystawienie faktury może odbywać się dosłownie dwoma kliknięciami. Zachęcamy do założenia darmowego konta, które pozwala na niezobowiązujące testowanie Mantreo przez 20 dni.