W ostatnim wdrożeniu wprowadziliśmy dużą zmianę w sposobie działania powiadomień systemowych w Mantreo. Ta bardzo przydatna funkcja do tej pory spełniała swoje zadanie - czyli powiadamiała o ważnych zdarzeniach (np. zbliżającym się terminie oddania zadania) - jednak zawsze wiedzieliśmy, że możemy ją usprawnić.
Dlaczego wprowadziliśmy zmiany?
Przypomnienia do tej pory miały formę wiadomości e-mail. Wady tego rozwiązania są następujące:
- Żeby zobaczyć powiadomienie trzeba było przełączyć się do klienta pocztowego.
- Każdy Użytkownik Mantreo otrzymywał średnio 16 e-maili dziennie, choć rekordziści dobijali do ponad stu! To zdecydowanie za dużo.
- Wiadomości były wysyłane bez względu na to, czy użytkownik był zalogowany do systemu, czy nie.
- E-maile czasem nie docierały, wpadały do folderu SPAM itd.
Po przeanalizowaniu tych problemów i możliwości technicznych doszliśmy do wniosku, że najlepiej będzie zaprojektować powiadomienia od podstaw.
Jakie przyjęliśmy założenia?
Projektując nowy system chcieliśmy, aby maksymalnie wspierał produktywną pracę project managerów. Dlatego przyjęliśmy następujące założenia:
- Użytkownik, który jest zalogowany do systemu, nie powinien przełączać się pomiędzy aplikacjami, żeby zobaczyć powiadomienie. Nie powinien też odświeżać strony, aby komunikat się pojawił.
- Dopiero kiedy Użytkownik przez jakiś czas nie odczyta powiadomienia, powinien dostać e-mail (wszystkie nieprzeczytane powiadomienia - zbiorczo).
- Użytkownik powinien móc wybrać czy chce być powiadamiany o własnych akcjach, a także o których zdarzeniach otrzyma przypomnienie i kiedy.
Jak działa nowy system powiadomień?
Dziś, po zalogowaniu się do Mantreo, w prawym górnym rogu zobaczą Państwo ikonę dzwoneczka.
Za każdym razem, gdy w systemie wystąpi zdarzenie, o którym trzeba powiadomić użytkownika, przy tej ikonie pojawi się liczba informująca ile nieprzeczytanych powiadomień czeka na zalogowanego Użytkownika. Wystarczy kliknąć w ikonę, aby wyświetlić listę wszystkich powiadomień - każde z nich można rozwinąć tak, aby przeczytać dokładną treść wiadomości.
Jeśli wiadomości pozostaną nieprzeczytane przez jakiś czas, Mantreo wyśle zbiorczego e-maila z listą nieprzeczytanych powiadomień systemowych.
Mechanizm ten jest w pełni konfigurowalny - każdy Użytkownik, na stronie "Ustawienia powiadomień", może zdefiniować najważniejsze opcje.
Można wybrać:
- czas, po jakim nieodczytane wiadomości wysyłane są na adres e-mail,
- adres e-mail, na jaki mają być wysyłane wiadomości - może to być inny adres niż ten, skonfigurowany jako adres do wysyłki e-maili do klientów,
- listę zdarzeń, o których Mantreo będzie powiadamiać oraz ich parametry.
Wraz z opisaną zmianą wprowadziliśmy szereg mniejszych poprawek, jak np.:
- możliwość wyszukiwania klientów na podstawie adresu e-mail i numeru telefonu osoby kontaktowej,
- zmiany w generowanych plikach JPK_FA w związku z obowiązywaniem od 1 lipca nowej wersji tego formatu,
- wysyłanie przypomnień o kończącym się okresie ważności konta Mantreo wyłącznie na główny adres firmy (nie na adresy Użytkowników),
- liczne optymalizacje wydajności i działania systemu.
Mamy nadzieję, że nowy system powiadomień w Mantreo przypadnie naszym Użytkownikom do gustu i będzie jeszcze bardziej zwiększać produktywność w procesie zarządzania projektami tłumaczeniowymi.
Komentarze